E-postalar, her kuruluş için günlük iş akışının ve iletişimin önemli bir parçasıdır. Sözleşmeler, faturalar, personel verileri ve satın alma siparişleri gibi büyük miktarda kritik bilgi içerirler. İş açısından kritik bilgi ve verileri kalıcı olarak kullanılabilir durumda tutmak çok önemlidir. BT altyapısındaki önemli verileri kaybetmek, işleri kesintiye uğratacak ve hatta bir şirketin itibarını tehlikeye atabilir. Kayıp veriler kurtarılmazsa, kaybın ölçeğine bağlı olarak bir şirketin varlığı bile tehlikede olabilir.
E-posta verilerinin kaybolmasının aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok nedeni vardır: kuruluş içindeki kötü niyetli faaliyetler, masum bir hata veya çalışanlar tarafından e-postaların silinmesi, siber saldırılar, doğal afetler veya şirket binasındaki yangın gibi diğer kontrol edilemeyen nedenler, bunların tümü yazılım veya donanım sistemlerinde arızalanabilir. Ayrıca, teknik sorunlar nedeniyle hizmetleri durdurulabilecek bulut hizmeti sağlayıcılarının neden olduğu iş operasyonlarının kesintiye uğraması gibi dış faktörlerden kaynaklanan bir risk de vardır. Bu zorlukların üstesinden gelmek ve riskleri mümkün olduğunca en aza indirmek için şirketler Siber Dayanıklılık kavramına giderek daha fazla güveniyor.
Siber Dayanıklılık, artan dijitalleşme ortamında giderek daha önemli hale geliyor. Şirketler, Siber Dayanıklılık terimini yalnızca siber saldırılara karşı korunmaya yönelik önlem ve kavramları değil, aynı zamanda İş Sürekliliği Yönetimini de ifade etmek için kullanıyor. İş Sürekliliği Yönetiminde, bir şirketin başlangıçtaki koruyucu önlemlerini (örneğin, güvenlik duvarı) aşan bir siber saldırı gibi acil bir durumda, iş kapasitesinin kesintiye uğramasını veya başarısız olmasını önlemeyi veya iş faaliyetlerinin mümkün olan en kısa sürede devam etmesini sağlamayı amaçlayan stratejiler, faaliyetler ve süreçler tanımlanır.
İş Sürekliliği Yönetiminin önemli bir parçası, gerekli teknik altyapının, yani iş açısından kritik verilerin ve tüm BT ağlarının ve sistemlerinin güvenliğini sağlamak ve geri yüklemekle ilgilenen Felaket Kurtarmadır. Yedeklemeler ve e-posta arşivleme burada değerli destek sağlar.
Yedeklemeler, bir şirketin verilerini (örneğin, kullanılan iletişim programlarının veya ERP yazılımının verilerini) belirli bir zamanda depolar. Veriler kaybolursa, veri alt kümeleri veya tüm sistemler veya sunucular yedekten geri yüklenebilir. Ancak, yedekleme birimleri yalnızca yedeklemenin oluşturulduğu sırada var olan verileri yansıtır. Yedekleme oluşturulduktan sonra yapılan değişiklikler kaydedilmez. Bu, yedeklenen verilerin mümkün olduğunca güncel kalması için yedeklemelerin maliyetler ve faydalar dikkate alınarak düzenli olarak yapılması gerektiği anlamına gelir.
Düzenli yedeklemelere ek olarak, profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün kullanılması önerilir. E-postaların hala en önemli iletişim aracı olduğu ve iş açısından kritik birçok belge içerdiği göz önüne alındığında, veri kaybı durumunda bile e-postalara erişimin sürekliliğini sağlamak önemlidir.
Bağımsız bir e-posta arşivleme çözümü, iş açısından kritik e-postaların korunmasına ve bu e-postaların kurtarılmasının kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir, e-posta verilerinin tamamının bir e-posta arşivinde güvenli bir şekilde saklanmasını ve geri kalanının arama ve kurtarma prosedürleri gibi çalışma işlemleri için kullanılabilir durumda kalmasını sağlayabilir. E-posta sunucusunun bir yedekten geri yüklenmesi gereken ve kullanılamadığı yıkıcı bir olaydan sonra bile, kuruluşlar değerli zaman kaybetmeden e-posta envanterine erişebilir. Ek olarak, bir e-posta arşivleme çözümü, e-posta sunucusuna uygun yedekleme ve kurtarma işlemlerini basitleştirmeye yardımcı olabilir. Örneğin, bir e-posta sunucusunda depolanan veri hacmini düşük tutmak, yedekleme işlemi için daha az zaman ve depolama kapasitesi gerektiği anlamına gelir - bu nedenle, yıkıcı bir olaydan sonra e-posta sunucusunu yedekleme birimlerinden daha hızlı geri yükleyebilirsiniz.
Hem e-posta arşivleme hem de yedekleme çözümleri iş sürekliliği için zorunludur, ancak birbirini dışlamaz. Kural olarak, bir şirket yedekleme stratejisi, verileri (ideal olarak e-posta arşivinin kendisi dahil) orta ve kısa vadede korumaya hizmet eder ve bu bilgileri gerektiği gibi geri yükleyebilir.
Bir e-posta arşivleme çözümü, bir yedekleme stratejisine dahil edildiğinde, e-postaların orijinal durumlarında uzun yıllar saklanmasını, kolayca bulunmasını ve kalıcı olarak erişilebilir olmasını sağlar. Kuruluşlar, her iki çözümü birlikte kullanarak Siber Dayanıklılığın tüm BT varlıklarında artırılmasını sağlayabilir.
E-postaları arşivlemenin ana görevlerinden biri, şirketlerin yasal gerekliliklere uymalarına yardımcı olmaktır. BT altyapısında çok sayıda iş açısından kritik bilgi bulunur ve bunların bir kısmı yalnızca e-postada bulunabilir, bu nedenle e-postaların güvenli bir şekilde saklanması ve korunması hayati önem taşır.
Dünyanın her yerindeki her endüstri sektörünün ve ülkenin kendine özgü uyumluluk standartlarına ve düzenlemelerine sahip olduğuna dikkat etmek önemlidir. Sağlık, finans ve kamu gibi sıkı düzenlemelere tabi sektörler özellikle katı uyumluluk düzenlemelerine sahiptir ve çoğu veriyi uzun yıllar boyunca orijinal biçiminde saklamaları gerekir. Ancak birçok işletme, e-postalarını arşivlemenin öneminin farkında değildir ve bir e-posta yönetim stratejisine sahip değildir.
İş e-postasını etkileyen düzenlemelere ve uyumluluk gereksinimlerine uyulmaması, ciddi sonuçlar doğurabilir ve para cezalarına ve diğer yaptırımlara neden olabilir. Bazı durumlarda, veri sahiplerinin AB'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) kapsamındaki haklarını ileri sürdüğü medeni hukuk kapsamında dava açılmasına bile yol açabilir. Bu, e-posta verilerinin depolanması açısından GDPR kapsamındaki konu veri haklarına uygunluğu denetlenmiş ve onaylanmış profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün yardımıyla önlenebilir.
E-posta arşivleme çözümleri, dosya ekleri de dahil olmak üzere tüm e-postaların her zaman kullanılabilir olmaları için kurcalamaya karşı korumalı bir şekilde tamamen saklanmasını sağlar.
Google Workspace veya Microsoft 365 gibi bulut tabanlı entegre dijital işbirliği araçlarını ve üretkenlik paketlerini tercih eden birçok kuruluş, ek çözümlere ihtiyaç duymayabilir. Ancak Google Apps Kasası (Google Workspace'in yerel veri yönetimi aracı), işletmelerin profesyonel e-posta yönetimi gereksinimlerine bağlı olarak profesyonel bir e-posta arşivleme sisteminin uygunluk gereksinimlerini karşılayamayabilir. Bu nedenle, Google Workspace ile birlikte bağımsız bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümü kullanmak, e-postaların güvenli olmasını ve gerektiğinde güvenli bir şekilde geri yüklenebilmesini sağlayarak ortak çalışma aracının göze çarpan özelliklerinden yararlanmak için çok önemlidir.
Bir e-posta arşivleme çözümünün konuşlandırılması büyük stratejik öneme sahiptir. Profesyonel bir e-posta arşivi, Felaket Kurtarmayı destekleyerek İş Sürekliliği Yönetiminin çok önemli bir bileşeni olduğu bir şirketin Siber Dayanıklılığına önemli bir katkı sağlar. Buna ek olarak, e-posta arşivleme, iş açısından kritik bilgilerin saklanmasıyla ilgili yasal gerekliliklere uyumu destekler ve yalnızca bu nedenle herhangi bir bilgi yönetimi ve kurumsal stratejinin parçası olmalıdır.
Kaynak: E-posta Arşivleme Siber Dayanıklılığınızı Nasıl Artırır? (mailstore.com)
Çeviri