GoBD, vergiyle ilgili tüm veriler için geçerlidir. Bunlar, diğerlerinin yanı sıra,

• defter ve kayıtlar, stoklar, mali tablolar, yönetim raporları, açılış bilançosu ve bunları anlamak için gerekli çalışma talimatları ve diğer organizasyonel belgeler,
• alınan ticari veya iş mektupları,
• Gönderilen ticari veya ticari mektupların kopyaları,
• muhasebe kayıtları ve
• mali açıdan önemli diğer belgeler.

Buna, faturalar, siparişler, şikayet mektupları, ödeme makbuzları ve sözleşmeler gibi bir işlemin hazırlanması, yürütülmesi, tamamlanması veya iptali ile ilgili tüm yazışmalar eklenebilir. Tüm bu veriler, e-posta şeklinde gönderilse bile yasalara uygun bir şekilde arşivlenmelidir. E-posta ekleri, söz konusu e-posta onlarsız anlaşılmaz veya eksik olacaksa da arşivlenmelidir.

GoBD nasıl ortaya çıktı?

GoBD, Almanya Maliye Bakanlığı tarafından 14 Kasım 2014 tarihli bir mektupla tanıtıldı. Mektup, BT destekli muhasebe sistemleri ile ilgili olarak mali makamların gereksinimlerini özetlemektedir. İlkeler, 1 Ocak 2015'te yürürlüğe girdi ve GDPdU ("Dijital belgelerin veri erişimi ve denetlenebilirliği ilkeleri") ve GoBS'nin ("Bilgisayar destekli muhasebe sistemlerinin genel kabul görmüş ilkeleri") yerini aldı. Yakın zamanda güncellendiler ve 01 Ocak 2020'de yürürlüğe girdiler.

Peki GoBD nedir?

Bu makalenin başında belirtildiği gibi, GoBD'ye sıklıkla yasal statü verilir. Bununla birlikte, mevzuatın tipik bir özelliği, genelleştirilmiş doğasıdır: soyut ifadesi, belirsiz sayıda vakayı ve kişiyi kapsayacak şekilde tasarlanmıştır.

Arasında bir ayrım yapılır

• biçimsel anlamda mevzuat, yasama prosedürünün bir parçası olarak parlamento tarafından yasa şeklinde uygulanan herhangi bir karar olarak anlaşılır
• vatandaşlar arasındaki, kamu makamları ile vatandaşlar arasındaki veya kamu makamları arasındaki yasal ilişkileri (bir devlet ile vatandaşları arasındaki yasal ilişkiler) düzenleyen herhangi bir yasal normu içeren maddi anlamda mevzuat.

Mevzuatın yanı sıra, başta idari hükümler olmak üzere duruma göre alınan kararlar da vardır. Anayasa'nın (Federal Almanya Cumhuriyeti Anayasası) 108. maddesinin 7. fıkrası uyarınca, eyaletlerin gelir idareleri veya yerel yönetimler tarafından yönetilmeleri şartıyla, Federal Konsey'in onayı ile Federal Hükümet tarafından çıkarılabilir. Genel idari hükümler, yasanın yetkililer tarafından tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlamayı amaçlasa da, vatandaşlardan ziyade yalnızca yetkili makamlara yöneliktir.

GoBD böyle bir idari hüküm oluşturur. Alman Maliye Bakanlığı'nın 14 Kasım 2014 tarihli idari tebliği, Almanya Vergi Kanunu (AO) ve KDV Kanunu'nun (UStG) normlarını açıklamakta ve vergi dairesinin bir denetim yapması durumunda dijital belgelerin kolayca erişilebilmesi için nasıl saklanacağını açıklamaktadır.

Bu nedenle, basit bir ifadeyle, GoBD vergi makamları için işletme prosedürleri olarak kabul edilebilir. Bir şirket için bu, bir vergi dairesinin defterlerini ve kayıtlarını kabul etmeme olasılığının, GoBD düzenlemelerine uyması koşuluyla düşük olduğu anlamına gelir. GoBD'ye uymazsa, herhangi bir yasayı çiğnememiş olur - ancak yakında kapıyı çalan bir vergi müfettişi olabilir.

Bu, denetim uyumluluğu açısından ne anlama geliyor?

Denetim uyumluluğu terimi genellikle GoBD ve MailStore Server gibi (dijital) arşivleme çözümlerini içeren tartışmalarda ortaya çıkar. Basit bir ifadeyle, teknik bir çözüm (yazılım ürünü) bir vergi denetiminin gerekliliklerine uyacak şekilde tasarlanmalıdır. Bu gibi durumlarda, çözümün belirli özellikleri aniden son derece alakalı hale gelir, örneğin:

• söz konusu belgelerin değişmezliği ve eksiksizliği
• Kurcalamaya karşı koruma
• Şeffaf depolama yönergeleri
• Günlüğe kaydetme özelliği
• Seçenekleri standart formatlara dışa aktarma
• Dış denetçiler için erişim seçenekleri

Meslekten olmayan bir kişi için bile, kısa sürede bir yedeklemenin yeterli OLMADIĞI ortaya çıkıyor.

"Yasal olarak uyumlu" ifadesinin aynı anlama gelip gelmediği tartışmaya açıktır. Ve iki terim genellikle birbirinin yerine kullanılsa da, özellikle "yasal uyumluluk" söz konusu olduğunda, odak noktası biraz genişletilebilir ve genişletilmelidir. Kişisel verilerin doğru şekilde işlenmesi, GDPR'nin yürürlüğe girmesinden bu yana, daha önce olmasa da bu tür bir sistemin temel bir gerekliliği olmuştur (dürüst olmak gerekirse, Alman Federal Veri Koruma Yasası (BDSG) kapsamında da işler çok farklı değildi). Veri koruma esasen bir süreç sorunudur, ancak yine de bir dizi işlevsel BT sistemi gereksinimini gerektirir.

Kaynak: Almanya: GoBD mevzuatı mı? - Posta Mağazası (mailstore.com)