Son zamanlarda, giderek daha fazla müşterinin MailStore ile e-posta arşivleme ile bekleyen veri düzenlemesi arasındaki ilişkiyi sorduğunu fark ettik. Genel olarak konuşursak, veri koruma, her şirketin hukuk uzmanlarının yardımıyla ele alması gereken çok geniş ve karmaşık bir alandır.
E-posta arşivleme, genel olarak bir şirket içindeki verileri işlemenin çok önemli bir unsurudur. Profesyonel e-posta arşivleme, bir şirkette veri yönetişimi gerçekleştirmeyi veya bunu ilk etapta mümkün kılmayı önemli ölçüde kolaylaştırır. Bir e-posta arşivleme çözümü kullanmayı ihmal eden birçok şirket, e-postalar üzerinde çok az kontrole sahiptir. Muhtemelen kendilerini 'E-postalar nerede saklanıyor?' veya 'Ek yerel kopyalar var mı?' gibi sorular sorarken bulacaklar. Şirketler e-posta arşivleme için MailStore Server'ı kullandıklarında, bir veri koruma stratejisinde dikkate alınması gereken çeşitli alanları kapsarlar. Birçok şirket, çalışanların bir şirket hesabından özel içerikli e-postalar göndermesini yasaklamak gibi önlemler alır. Şirketler arşivleme için MailStore Server'ı kullandıklarında, arşivi yetkisiz görüntüleme, manipülasyon ve silmeye karşı korumak ve hızlı bir şekilde arama yapmak için çeşitli işlevleri kullanabilirler. MailStore 10, daha da geliştirilmiş güvenlik özellikleri içerir.
Örneğin, bir müşteri veya eski bir çalışan, GDPR'nin 17. maddesinin 1. fıkrasına başvurur ve e-postaların yerel bir depolama cihazından veya farklı bilgisayarlardan derhal silinmesini talep ederse, bu mesajlar çok hızlı bir şekilde bulunabilir (merkezi olarak bir arşivde saklanırlar) ve buna göre yetkili bir kişi tarafından silinebilir. Aynı zamanda, bu süreç, uyumluluk düzenlemelerinin ihlali durumunda dahili olarak izlenebilmesi için günlüğe kaydedilecektir.
Diğer bir varsayımsal senaryo, GDPR'nin 20. maddesinde belirtildiği gibi veri aktarımı hakkıyla ilgilidir: "Veri sahibi, bir denetleyiciye sağladığı, kendisiyle ilgili kişisel verileri yapılandırılmış, yaygın olarak kullanılan ve makine tarafından okunabilir bir biçimde alma hakkına sahip olacaktır... " MailStore Server da bu konuda yardımcı olur, çünkü arşivlenen e-postalara her zaman elektronik olarak erişilebilir ve değerlendirilebilir.
Bunlar, MailStore Server ile e-posta arşivlemenin bir şirketin yaklaşmakta olan GDPR'ye uyma çabalarına nasıl yardımcı olabileceğini açıklayan yalnızca iki senaryodur. Veri koruma konusunu çok ciddiye alan şirketlerin bu hususu BT stratejilerine entegre etmelerini ve hukuk müşavirlerinden tavsiye almalarını öneririz.
Çeviri