E-posta Arşivleme – BT Karar Vericileri için Genel Bir Bakış

E-postaları Neden Arşivlemelisiniz?
BT Yöneticileri ve Sistem Yöneticileri için Kılavuz

E-posta sadece önemli bir dijital iletişim aracı değil, aynı zamanda şirketler için kapsamlı ve değerli bir bilgi kaynağıdır. Ancak bu kaynağı yönetmek zor olabilir. Kural olarak, e-posta ile gönderilen veriler genellikle ayrı bir yerde depolanmaz, ancak çalışanların posta kutularında bulunur ve bu da yılların bilgi birikiminden oluşan ve günlük olarak genişleyen parçalanmış veri silolarına yol açar. Bu bilgiyi iş arkadaşları tarafından verimli bir şekilde kullanılabilmesi için zaman içinde korumak, bir şirketin başarısında çok önemli bir rol oynayabilir.

Bu kılavuz, e-posta arşivlemeye genel bir bakış elde etmek isteyen BT uzmanlarına yöneliktir. Bu yazıda öğreneceksiniz

• e-posta arşivlemenin neden kapsamlı bir BT stratejisinin parçası olması gerektiğini,
• Doğru yazılımın BT departmanınızın yükünü nasıl azaltabileceği,
• verilerin arşivlenmesi ve yedeklenmesi arasındaki farklar ve
• e-posta arşivlemenin işletmeniz için BT'nin ötesinde ne gibi faydalar sağlayabileceği.

E-posta yönetimi için zorluk nedir?

Çoğu şirket, e-posta iletişimi için mükemmel e-posta sunucularına veya grup yazılımı çözümlerine sahiptir. Ancak bu sistemler hiçbir zaman uzun süreler boyunca büyük miktarda veri depolamak ve sağlamak için tasarlanmamıştır ve bu da teknik, yasal ve finansal sorunlara yol açabilir:

• Ülkeye ve sektöre bağlı olarak, e-postaların işlenmesi ve bu verilerin kalıcı olarak kullanılabilir olması için zaman içinde saklanması, farklı yasal ve düzenleyici gerekliliklere tabi olabilir. Genellikle, e-posta yoluyla büyük hacimli hassas, kişisel veriler gönderen ve alan sektörler daha katı düzenlemelere tabidir. Bunlar arasında sağlık sektörü ve finans sektörünün yanı sıra kamu yetkilileri ve eğitim kurumları bulunmaktadır.
• Yasal bir anlaşmazlık durumunda (örneğin, e-postaların kanıt olarak kullanıldığı durumlarda) veya veri sahiplerinin AB'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (silme hakkı/verilere erişim hakkı, işlemeyi kısıtlama hakkı vb.) kapsamındaki haklarını ileri sürdüğü durumlarda, bir şirketin yönetimi veya hukuk/uyumluluk ekibi, tüm e-posta stoğundan verileri her zaman verimli bir şekilde arayabilecek ve alabilecek bir konumda olmalıdır.
• Bu iletişim kaynağını etkili ve verimli bir şekilde kullanabilmek için kullanıcıların tüm e-postalarına her zaman kolay ve hızlı bir şekilde erişebilmeleri gerekir. Genellikle, yalnızca profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü bu ihtiyacı karşılayabilir. Self servis yönü (kullanıcılar tek tek e-postaları almak için arşiv aramalarını kendileri yapabilir), bir BT departmanındaki (özellikle hizmet masası) iş yükünü önemli ölçüde azaltır, ancak her arşivleme çözümünde mevcut değildir.

E-posta trafiğindeki artış ve son yıllarda birçok pazarda görülen daha sıkı düzenlemeler (örneğin, AB'de GDPR ve Kaliforniya'da CCPA) nedeniyle, tüm BT karar vericilerine e-posta arşivleme konusunu proaktif olarak ele almalarını tavsiye ederiz. Kapsamlı bir e-posta yönetimi konseptinin temel taşı olarak ilgili e-postaları profesyonelce arşivleme seçeneği, her BT stratejisinin bir parçası olmalıdır. Bir arşivleme çözümü olmadan, bir şirketin yönetimi tarafından yayınlanan e-posta yönetişim politikalarının BT departmanının sistemlerinde uygulanması imkansız olmasa da zor olacaktır. Bu tür yönergeler, belirli e-postalar için saklama politikalarını, dağıtılmış e-postaların merkezi arşivlenmesini (örneğin, yerel PST dosyaları, yalnızca e-posta istemcilerinde bulunan e-postalar) ve geçmiş e-postaları geri yükleme yeteneğini içerebilir.

E-posta Arşivleme Nasıl Çalışır?

Bir e-posta arşivi, mevcut bir e-posta sistemini tamamlar (elbette daha önce olduğu gibi kullanılmaya devam edebilir). Yönetici, hangi e-postaların arşive ne zaman aktarılacağını ve e-postaların arşivlendikten sonra e-posta sunucusundaki posta kutularından silinip silinmeyeceğini yapılandırır. İdeal olarak, arşiv çok büyük hacimli verileri verimli bir şekilde yönetebilecektir.

Ürünümüz olan MailStore Server, kullanıcıların arşive doğrudan erişimini de sağlar. Kullanıcılar, dosya ekleri de dahil olmak üzere e-postalarına göz atabilir ve bu verileri BT personelinin yardımı olmadan, hızlı ve güçlü bir tam metin arama işlevinin yardımıyla arşivden geri yükleyebilir. Böylece, şirketteki tüm kullanıcılara arşivlenmiş e-postalarına erişmeleri için hızlı ve kolay bir yol verilir.

Bu, bir KOBİ'nin BT departmanı için ne anlama geliyor?

BT karar vericileri, gelişen veri dalgası nedeniyle artan bir baskı altına giriyor. Bu tür verilerin güvenli, geri alınabilir ve kalıcı olarak kullanılabilir kalmasını sağlamak için gereken zaman ve kaynaklar her geçen gün artmaktadır.

E-posta arşivleme bu baskıyı önemli ölçüde azaltmaya yardımcı olabilir:

• E-postaları arşivlendikleri anda sunucudan silme seçeneği, e-posta sunucusundaki iş yükünden ve ilgili çalıştırma maliyetlerinden bahsetmeye gerek yok, depolama gereksinimlerinin azaltılmasına yardımcı olur.
• E-postaları geri dönüşü olmayan bir şekilde kaybetme riski en aza indirilir. E-posta sunucusunun düzenli yedeklemeleri bile (örneğin, artımlı yedeklemeler kullanarak) bu riski tamamen ortadan kaldıramaz. Önemli: arşivler de her zaman yedeklenmelidir!
• E-postalar arşivlendikleri anda sunucudan silinebildiğinden, posta kutusu kotaları geçersiz hale gelir, bu da e-posta sunucusundaki veri hacminin sürekli düşük bir seviyede tutulabileceği anlamına gelir.
• Arşivleme, yedekleme ve geri yükleme işleminin karmaşıklığını azaltır. E-posta sunucusundaki veri hacimlerini düşük tutmak, yedekleme işleminin daha hızlı olduğu ve daha az depolama alanı gerektirdiği anlamına gelir ve olağanüstü durum kurtarmaya ihtiyacınız olması durumunda, posta sunucunuzu yedekleme birimlerinden çok daha hızlı geri yükleyebilirsiniz.
• Yöneticiler, merkezi olmayan bir şekilde depolanan e-postaları birleştirebilir ve kolayca arşivleyebilir. Bu, yerel kullanıcı sistemlerine dağıtılan PST dosyalarının ve e-postalarının neden olduğu sorunların önlenmesine yardımcı olur.
• E-postalarınızı bir genel bulut sağlayıcısı veya BT hizmet sağlayıcısı aracılığıyla yönetiyorsanız, ayrı bir e-posta arşivleme çözümü kullanmak size bağımsızlık sağlayacaktır. E-posta hizmeti başarısız olursa (veya sağlayıcıları değiştirdikten sonra geçiş yapmanız gerekirse), BT ekibinin sistemi tekrar çalışır duruma getirmesi çok daha az zor olacaktır.

Arşivleme aracı self servis bir arama ve alma işlevi sağlıyorsa, BT departmanınızın artık eski yedeklerden e-postaları geri yüklemek için zaman ve çaba harcamasına gerek kalmayacaktır. Ortalama bir kullanıcı, arşivine istediği zaman yardım almadan erişebilir.

Zaten Bir Yedekleme Çözümümüz Var – Neden Arşivlemeye de İhtiyacımız Var?

"E-posta sunucularımızdaki verileri zaten yedekliyoruz. Verileri ayrı ayrı arşivlemeye gerek yok". Bu önermeye abone olan BT yöneticileri önemli bir risk alıyor, çünkü yedeklemeler profesyonel bir e-posta arşivinin yerini tutmuyor.

Yedeklemeler ve arşivleme, güvenlik bilincine sahip herhangi bir işletmenin temel unsurları olsa da, farklı hedefler peşinde koşarlar (aşağıdaki tabloya bakın):

• Yedeklemenin birincil amacı, İş Sürekliliği (BC) konsepti çerçevesinde Felaket Kurtarma (DR) sürecini desteklemektir. Yedeklemeler, önemli verileri (ideal olarak, e-posta arşivinin kendisi dahil) genellikle kısa veya orta zaman dilimlerinde korur, böylece bu bilgiler gerektiği gibi geri yüklenebilir. Bu, iş açısından kritik sistemlerin ve verilerin acil bir durumda bile (ör. sistem arızası veya fidye yazılımı saldırısı) kullanılabilir durumda kalmasını garanti eder.
• Ancak arşivlemenin amacı, e-postaları uzun yıllar boyunca orijinaline sadık, bulunması kolay ve kalıcı olarak erişilebilir bir biçimde saklamaktır. Bu, tüm yasal ve düzenleyici gereklilikleri dikkate alan profesyonel bir bilgi yönetimi stratejisinin temelini oluşturur. Bu nedenle, yedeklemelere ek olarak, e-posta arşivleme bir şirketin İş Sürekliliği (BC) politikasını destekleyen en önemli araçlardan biridir.

Hedef	E-posta Yedeklemeleri	E-posta Arşivleme
Posta kutusu kotalarını ortadan kaldırın
PST dosyalarını ortadan kaldırın
Tekilleştirme ve sıkıştırma yoluyla depolama gereksinimlerini azaltın
E-posta sunucularının iş yükünü azaltın ve yedekleme ve geri yükleme işlemlerini basitleştirin
Eksiksiz, kurcalamaya karşı korumalı ve uzun süreli e-posta saklama sağlayın
Uyumluluk gereksinimlerini karşılamaya yardımcı olur
eBulma senaryolarıyla ilgili yardım
Hızlı aramalar için e-postaların tam metin indekslenmesi
Son kullanıcılar: kaybolan e-postaları hızlı ve kolay bir şekilde geri yükleyin

 Tam olarak geçerlidir

 Geçerli -dir

 Kısmen geçerlidir

 Daha az ölçüde geçerlidir

 Uygulanmaz

Bu tablodaki derecelendirmeler, yedekleme ve e-posta arşivlemenin temel kavramlarını temel alır. Burada tartışılan bir e-posta arşivleme çözümünün işlevleri, MailStore Server tarafından sağlanan işlevlere dayanmaktadır. Yedekleme ve e-posta arşivleme çözümlerinin işlevleri, satıcıya bağlı olarak değişebilir.

E-posta Arşivleme, AB'nin GDPR Gereksinimlerini Karşılamaya Yardımcı Olur mu?

Avrupa Birliği'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), kişisel verilerin korunmasına önem vererek Avrupa'daki veri gizliliği yasalarını uyumlu hale getirir. Bu nedenle şirketler, farklı alanlarda kişisel verilerin GDPR şartlarına uygun bir şekilde işlenmesini sağlamalıdır. İhlaller, hangisi daha yüksekse, 20 milyon Euro'ya veya bir şirketin bir önceki mali yıldaki toplam küresel cirosunun yüzde 4'üne kadar para cezasına çarptırılabilir.

GDPR'de belirtilen veri gizliliği kurallarına uymak, çok sayıda süreç ve prosedürü içeren kurumsal çapta bir zorluktur. E-posta arşivleme araçları, işletmelerin AB düzenlemesinin çeşitli temel gereksinimlerini karşılamasına yardımcı olabilir. AB dışındaki şirketlere bile, günlük işler sırasında AB vatandaşlarının kişisel verilerini işlemeyi planlıyorlarsa, GDPR'ye aşina olmaları tavsiye edilir.

Kendi yazılımımız olan MailStore Server, aşağıdaki GDPR maddelerine uymanıza yardımcı olabilir, örneğin:

• Erişim hakkı (GDPR Madde 15): Arşivleme çözümümüzdeki güçlü arama işlevi, örneğin belirli bir müşteri veya çalışanla ilgili e-postaların ve dosya eklerinin hızlı bir şekilde bulunmasını ve dışa aktarılmasını sağlar. Şirketler, gerektiğinde üçüncü taraflara bilgi sağlayabilecek konumdadır.
• Silme hakkı (GDPR Madde 17): Kişisel veri içeren belgelerin de denetimden geçmiş bir şekilde saklanması, yani yasal veya düzenleyici saklama süreleri boyunca silme ve manipülasyona karşı korunması gerekebilir. MailStore Server, silme / saklama yönetimini destekleyen ve GDPR gereksinimlerine uymanıza izin veren işlevlere sahiptir.
• Veri taşınabilirliği hakkı (GDPR Madde 20): Gerçek kişiler, kendileriyle ilgili herhangi bir kişisel verinin açıklanmasını talep etme ve yapılandırılmış, yaygın olarak kullanılan ve makine tarafından okunabilir bir formatta sağlanmasını ve bu verilerin başka bir "denetleyiciye" aktarılmasını talep etme hakkına sahiptir. MailStore Server, tüm yaygın e-posta formatlarını (EML, MSG, PST) destekleyen bir dışa aktarma işlevi sağlayarak veri taşınabilirliği hakkına uyar.
• İtiraz hakkı (GDPR Madde 21): GDPR, bir şirketin kişisel verileri işlemek istemesi durumunda, bunu yapmak için veri sahibinin onayını aldığını göstermesi gerektiğini şart koşar. Veri sahibi de bu izni geri çekebilmelidir. MailStore Sunucusu bir e-posta arşivleme aracı olduğundan, e-posta ile ifade edilen onay ve geri çekilme, bir yukarı akış sisteminde (örneğin bir çevrimiçi mağaza, e-posta pazarlama sistemi, vb.) Ortaya çıkan işlem postaları - örneğin e-posta pazarlaması veya müşteri adayı yönetim sistemlerinin katılımları - e-posta arşivine kopyalanır.

Kişisel verilerin işlenmesinde düzenlilik ve şeffaflık, verilerin toplanması ve saklanmasından/erişilmesinden verilerin silindiği noktaya kadar GDPR'ye uyum söz konusu olduğunda temel gerekliliklerdir. Bu nedenle, güçlü e-posta arşivleme yazılımı kullanmak, GDPR uyumluluğuna giden yolda önemli bir adımdır.

BT'nin Ötesindeki İşletmeler için E-posta Arşivlemenin Faydaları Nelerdir?

Daha önce de belirtildiği gibi, e-posta arşivleme, bir şirketin BT stratejisinin ve bilgi yönetimi politikasının önemli bir unsurudur. Bununla birlikte, BT dışındaki departmanları ve karar vericileri yeni yazılım uygulamanın avantajları konusunda ikna etmek zor olabilir - aşağıda gösterildiği gibi, e-posta arşivleme bir şirketin tüm alanlarında fayda sağlayabilir.

Veri kaybına karşı koruma

Çalışanların önemli e-postaları yanlışlıkla veya hatta kötü niyetle silmeleri her zaman mümkündür. Bir kullanıcının şirketten ayrılırken posta kutusunun tüm içeriğini sildiği senaryolar özellikle ciddidir. Dünyanın her yerinde, kritik veriler her gün bu şekilde kayboluyor. Bununla birlikte, bir e-posta arşivleme çözümünün yardımıyla, mevcut ve gelecekteki tüm gelen ve giden e-posta trafiği tamamen arşivlenebilir, bu da e-postaların kullanıcıya ulaşmadan önce arşivlenmesine ve veri kaybının önlenmesine olanak tanır.

E-posta uyumluluğuna yardımcı olur

E-posta arşivleme, sorumluluğu genellikle şirket yönetimine ait olan yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumu destekleyebilir. Arşivleme görevlerinin ihlali, mali cezalara ve hatta bazı durumlarda medeni hukuk uyarınca dava açılmasına neden olabilir.

Bu nedenle çoğu şirket için, ilgili tüm e-postaları ve dosya eklerini tamamen ve kurcalamaya karşı korumalı, kalıcı olarak kullanılabilir ve geri alınabilir bir biçimde arşivlemek mantıklıdır. E-posta arşivleme, bu görevi etkili bir şekilde yerine getirirken, aynı zamanda e-postaların bir mahkemede kanıt olarak kullanılmasını da kolaylaştırabilir. AB eIDAS yönetmeliği, Avrupa yargı bölgesinde elektronik belgelerin kanıtlayıcı değerini güçlendirmiştir. ABD'de, e-postaların mahkemede kanıt olarak kullanılması alışılmadık bir durum değildir. Burada, genellikle belirli bir bilgi öğesini bulmak ve korumak için kurumsal e-postaların tarandığı karmaşık e-Keşif işlemlerinin temelini oluştururlar. Bu nedenle, bir şirket, bir keşif senaryosu durumunda tüm e-posta stoğunda arama yapabilecek ve gerektiğinde verilerin standart bir biçimde dışa aktarılmasını sağlayacak bir konumda olmalıdır.

Müşterilerimizden birinin BT yöneticisi tarafından anlatılan bir anekdot, bu bağlamda e-posta arşivlemenin değerinin kanıtıdır: "Eski işverenim yasal bir anlaşmazlığa karışmıştı ve bir e-posta arşivleme çözümü yoktu. Kanıtların çoğu, bir düzine kadar çalışan tarafından yazılan e-postalara odaklandı. Hayatımın neredeyse altı ayını PST dosyalarını toplamak, indekslemek ve kontrol etmek için harcadım. Tatsız bir deneyimdi ve bir daha asla olmayacağına yemin ettim."

BT maliyetini ve çabasını azaltın

E-posta arşivleme, bir işletmenin şirketin BT departmanı tarafından maruz kalınan e-posta yönetimi maliyetlerini azaltmasını sağlar. Depolama gereksinimleri genellikle posta sunucularından e-postaların değiştirilmesiyle önemli ölçüde azaltılabilir. Aynı zamanda, BT departmanı, bir kullanıcı isteğine yanıt olarak belirli e-postaları yedeklerden veya e-posta sunucularından geri yüklemek gibi zahmetli bir görevden kurtulur. BT uzmanları, serbest bırakılan kapasiteyi daha önemli projelere yatırabilir.

Yazılım satıcılarından ve hizmet sağlayıcılarından bağımsızlık kazanın

E-posta sunucularını yedeklerken kritik bir husus, bir kayıp olayının ardından verilerin geri yüklenebilmesi için gereken gecikmedir. En kötü durumda, şirket e-postalarda yer alan iş açısından kritik bilgilere birkaç saat hatta günlerce erişemeyecektir. Bir arşiv, iş açısından kritik e-postalar için bu sorunu tamamen çözebilir. E-posta sunucunuz arızalanırsa veya veriler kaybolursa, arşivlenen tüm e-postalar ideal olarak arama ve kurtarma işlemleri için kullanılabilir durumda kalacaktır. Ticari faaliyetler kesintisiz olarak devam eder.

Birçok şirket, e-postaları şirket içinde (yani BT departmanınızın doğrudan kontrolü altında) depolamak yerine, bir genel bulut sağlayıcısının (ör. Microsoft 365 veya Google Workspace) veya yönetilen bir hizmet sağlayıcısının harici sunucularını kullanmayı tercih eder. Bu, mevcut teknik yedekleme mekanizmalarına ve bu hizmetlerin sürekli kullanılabilirliğine bir dereceye kadar güven duyulmasını gerektirir.

BT karar vericileri, kural olarak, özellikle büyük genel bulut sağlayıcılarının yalnızca kendi altyapılarının kullanılabilirliğini garanti ettiğinin farkında olmalıdır - yani müşteri verilerini koruma ve muhafaza etme sorumluluğu müşteriye aittir. Bu aynı zamanda yedeklemeler ve arşivleme için de geçerlidir. Bu verileri sağlayıcının sistemleri dışında arşivlemek basit, ek bir güvenlik önlemidir.

Dahası, MailStore Server kullanıcıları da arşivleme çözümünün satıcısı olan bizden bağımsız kalır! Böylece, e-postalar herhangi bir zamanda arşivden standart bir formatta dışa aktarılabilir.

Increase user productivity in everyday business

Kritik bir bilgi kaynağı olarak e-postaların hızlı ve kapsamlı bir şekilde erişilebilir olmasını sağlamak, bir şirketin üretkenliğini artırmaya yardımcı olabilir. Örneğin, MailStore Server'da, self servis işlevi, kullanıcılara bir arşive erişmenin çeşitli yollarını (örneğin, Microsoft Outlook'ta entegrasyon veya platformdan bağımsız Web Erişimi yoluyla) sağlarken, hızlı bir tam metin arama işlevi, e-postaların bulunmasına ve ardından geri yüklenmesine olanak tanır. Bu arada, BT hizmet masanız daha önemli görevlerle ilgilenmekte özgürdür.

Buna ek olarak, bir arşivleme aracının dağıtılması posta kutusu kotalarını gereksiz kılar. Posta kutularını düzenlemek veya önemsiz e-postaları ayıklamak için değerli zamanlarını harcamak yerine, kullanıcılar e-postalarına istedikleri zaman erişebilirler (hareket halindeyken bile Web Erişimi ile).

Hızlı Yatırım Getirisi

E-postalar için bir arşivleme çözümü kullanmak, BT departmanındaki iş yükünü azaltır ve depolama maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir. Kural olarak, çözüm kısa bir süre içinde kendini amorti edecektir. Şirketler ayrıca veri kaybı veya yasal anlaşmazlıklardan kaynaklanan finansal risklere maruz kalmalarını da azaltabilirler.

Kontrol Listesi: Doğru E-posta Arşivleme Çözümü Nasıl Bulunur?

İster yönetim ister kurumsal veri gizliliği veya uyumluluk görevlileri tarafından gündeme getirilmiş olsun, e-posta arşivleme yazılımı seçimi söz konusu olduğunda farklı ilgi alanlarının ortaya çıkacağından emin olabilirsiniz. Bu nedenle, uygun bir araç ararken birkaç önemli kriteri göz önünde bulundurmak önemlidir.

• Esnek depolama yönetimi: Tekilleştirme ve sıkıştırma gibi yöntemleri kullanan bir arşivleme yazılımı seçmek, depolama gereksinimlerini yüzde 70'e kadar azaltmaya yardımcı olabilir. Esnek depolama yönetimi aynı zamanda mevcut e-postalar için hızlı ve pahalı depolama ortamının ayrılabileceği anlamına gelir; İyi bir sistem her zaman eski, daha az erişilen e-postaları daha yavaş, daha ucuz depolama alanına aktarır.
• Kurulumu ve bakımı kolay: Basit bir kurulum, yazılımın kurulumunu kolaylaştırırken, sezgisel bir kullanılabilirlik, arşivlemenin hızlı bir şekilde kurulmasını sağlar. Veritabanı sistemleri gibi gerekli tüm bileşenler zaten entegre edilmişse, bu ek zaman kazandırır, maliyetleri ve idari çabayı azaltır.
• Mevcut e-postaları arşivleme: Yeni yazılımı şirketinizde kullanıma sunduğunuzda, tek tek posta kutularında, ortak klasörlerde ve paylaşılan posta kutularında ve e-posta dosyalarında depolanan mevcut e-postaları arşivlemek sorun olmayacaktır.
• Kullanıcı dostu: Kullanıcılar, arşivlenmiş e-postalarına her zamanki gibi Microsoft Outlook, tarayıcı aracılığıyla veya yoldayken bir tablet veya akıllı telefonla erişebilmelidir.
• Kullanıcı için self servis: Tüm arşivleme çözümleri, personelin e-posta hacimlerine kendi başlarına erişmesine izin vermez. Ancak yeni çözüm, kullanıcıların arşiv içinde verimli bir şekilde çalışmasına olanak tanırsa, BT departmanının iş yükü önemli ölçüde azaltılabilir.
• Sertifikasyon: Birçok şirket için, yazılımın GDPR uyumlu çalışma standartlarına izin vermesi ve gerektiğinde uygun sertifikaya sahip olması önemlidir.
• Esneklik: Arşivleme yazılımı, tüm geleneksel e-posta sistemlerini ve arşivleme yöntemlerini desteklemelidir. İdeal olarak, entegre bir API aracılığıyla özelleştirilmiş uygulama senaryoları gerçekleştirmek de mümkün olmalıdır.
• Amaca uygun: Arşivleme aracınız, işletmenizin büyüklüğüne ve gereksinimlerine uygun olmalıdır. Örneğin, bir KOBİ'nin büyük bir kurumsal çözüme, bunun yerine işlevsel kapsam ve toplam sahip olma maliyeti (TCO) açısından küçük veya orta ölçekli şirkete göre uyarlanmış bir yazılıma ihtiyaç duyması nadiren söz konusudur.

Yönetim ve BT departmanından son kullanıcıya kadar kuruluşunuzun tüm ihtiyaçlarını karşılayan bir e-posta arşivleme çözümüne ihtiyacınız var. Karşılanması gereken tüm yasal, finansal ve teknik kriterleri belirleyen bir gereksinimler listesi oluşturmak iyi bir fikirdir.

Daha Fazla Okuma İçin İpuçları

Web sitemizde, e-posta arşivlemeyi daha iyi anlamanıza yardımcı olabilecek teknik incelemeler ve kılavuzlar da dahil olmak üzere birçok başka blog makalesi bulacaksınız. İşte küçük bir seçim:

• Rebecca Rommelrath, "E-posta arşivini evden çalışan personel için kullanılabilir hale getirin" adlı blog yazısında, MailStore Server'ın uzaktan çalışan personel için bir e-posta arşivi oluşturmanıza nasıl izin verdiğini açıklıyor.
• "E-posta arşivleme ve AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği" kılavuzumuz, AB'nin GDPR'sine uymanıza yardımcı olmada e-posta arşivlemenin oynadığı rolü açıklamaktadır.
• Pazar araştırma enstitüsü Osterman Research, "Office 365 kullanan işletmeler için üçüncü taraf e-posta arşivlemenin avantajları" başlıklı teknik incelemesinde, küçük ve orta ölçekli işletmelerin iş açısından kritik e-postaları nasıl yeterince koruyabileceğini açıklıyor. Teknik incelemede uzmanlar, Microsoft 365'te bulunan yerel arşivleme işlevlerini üçüncü taraf çözümler tarafından sunulanlarla karşılaştırıyor.
• Larissa Wiegand, "E-posta arşivleme ve yedeklemeler – kritik farklar" başlıklı blog makalesinde, yedeklemeler ve e-posta arşivleme arasındaki temel farkları inceliyor.
• Son olarak, üç bölümden oluşan MailStore Server ürün videomuz, kendi ürünümüz olan MailStore Server'ın güçlü yönlerini sergiliyor.

Kaynak: Neden E-posta Arşivleme? – BT Karar Vericileri için Genel Bir Bakış (mailstore.com)