MailStore Server, e-postaları arşivlemek için çeşitli seçenekler sunar.
Tüm gelen ve giden e-postaları otomatik olarak arşivleyebilir, ayrıca e-posta sunucusu posta kutularından ve e-posta istemcilerinden ve dosyalarından gelen e-postaları arşivleyebilirsiniz.
Doğru arşivleme stratejisini seçmek, bir yanda e-posta altyapısına (örneğin e-posta sunucusu ve e-posta istemcileri) ve diğer yandan şirket hedeflerine bağlıdır.

MailStore Sunucusu, e-postaları arşivlemek için çeşitli seçenekler sunar.

Tüm gelen ve giden e-postaları otomatik olarak arşivlemek

Bu arşivleme yöntemiyle tüm e-postalar kullanıcı posta kutularına teslim edilmeden önce arşivlenir.

Avantajlar

• Arşivin tamlığı
• E-postalar arşivlenmeden önce manipüle edilemez veya silinmez
• Bu, artan sayıda uyum gereksinimini karşılamaya yardımcı olur

Dezavantajları

• Şirkette özel e-postalara izin verilirse, bu arşivleme yöntemi bazı ülkelerin gizlilik yasalarıyla ilgili zorluklara yol açabilir. Bu durumda, şirket genelinde tüm özel e-posta iletişiminin yasaklanması, çalışanlarla sözleşme anlaşması veya çalışan organizasyonunun onayı gereklidir
• E-posta sunucusunun iş yükü ve veri miktarı azalmıyor çünkü tüm e-postalar hâlâ teslim edilip posta kutularında saklanıyor
• E-postalar yalnızca gönderilen veya alınan nesne olarak kullanıcılara tahsis edilebilir; Posta kutusu klasör yapısının yeniden üretilmesi mümkün değildir

Uygulama

• Microsoft Exchange ile Journal posta kutusunu arşivleyerek
• Microsoft 365 ve Hybrid ortamlarla Journal posta kutusunu arşivleyerek
• MDaemon, Kerio Connect veya IceWarp Server gibi IMAP uyumlu e-posta sunucuları ile multipdrop posta kutularını arşivleyerek (catchall posta kutuları da denir)
• Diğer tüm durumlarda ve kendi e-posta sunucusu olmayan şirketlerde MailStore Gateway'i ücretsiz olarak kullanarak

Bireysel Posta Kutularının Arşivlenmesi

Bu arşivleme yöntemiyle e-postalar kullanıcıların bireysel posta kutularından arşivlenir. Bu, posta kutularını doğrudan e-posta sunucusundan arşivleyerek veya mümkün değilse e-posta istemcilerini arşivleyerek sağlanabilir.

Avantajlar

• Arşivlenen posta kutularının, e-posta istemcilerinin veya PST dosyalarının klasör yapısı arşivlere erişimi kolaylaştırmak için arşivlere uygulanır
• Arşivlenen e-postalar, önceden tanımlanmış kurallara göre posta kutularından silinebilir ve e-posta sunucusunun iş yükünü kalıcı olarak azaltabilir

Dezavantajları

• Arşivleme aralıkları çok kısa olsa bile, e-postalar arşivlenmeden önce silinebilir veya manipüle edilebilir
• Yasal gerekliliklerin karşılanması ya da sadece zorlukla uygulanabilir

Arşivleme Görevlerinin Zaman Kontrollü Yürütülmesi

E-posta sunucularının arşivlenmesi, MailStore Server'da sürekli çalışan bir görevdir ve bir arşivleme profili Otomatik olarak ayarlandığında sunucu tarafında arka planda gerçekleştirilir. Her yürütme arasında bir ara ve arşivleme profilinin hiç yürütülmediği bir dönem tanımlanarak, yöneticiler otomatik arşivleme süreci üzerinde tam kontrole sahiptir.

E-posta istemcileri ve e-posta dosyalarının arşivlenmesi genellikle mevcut Windows kullanıcısına bağlıdır ve bu nedenle istemcide genellikle manuel olarak yürütülür (bkz. Mevcut E-postaların Tek Seferlik Arşivlenmesi). MailStore, Windows Görev Zamanlayıcısında zamanlanmış görevler oluşturarak istemci tarafı arşivleme görevlerini otomatikleştirmeye olanak tanır. Başka bir seçenek yoksa bu dikkate alınmalıdır - sunucu tarafı arşivleme her zaman tercih edilir.

Mevcut E-postaların Tek Seferlik Arşivlenmesi

Gelecekteki e-postaları arşivlemenin yanı sıra, mevcut e-postalar da arşivlenip şirketinize kalıcı olarak sunulmalıdır. Bu tek seferlik süreç, merkezi olmayan depolamadaki e-postaları (örneğin PST dosyaları veya kullanıcıların e-posta istemcileri gibi) içermelidir. Aynı zamanda, eski e-postalar (örneğin iki yıldan eski olanlar) arşivlendikten sonra posta kutularından otomatik olarak silinebilir. Bu, e-posta sunucusunda depolama alanını boşaltır ve yedekleme işlemlerini basitleştirir. Tüm e-postalar MailStore arşivi aracılığıyla kullanıcılar için erişilebilir kalır.

Kaynak: Doğru Arşivleme Stratejisini Seçmek - MailStore Server Yardımı