Microsoft Outlook, muhtemelen organizasyonlarda en yaygın kullanılan e-posta istemcisi. Bu blogun bazı okuyucuları şu duruma bilgili olabilir: Outlook kullanıcısı olarak sık sık gelen kutunuzu düzenlemeyi planlarsınız. Bunu genellikle açık ve net bir klasör yapısı oluşturarak başarmaya çalışırsınız. Ama gerçekten işe yarıyor mu? Gelen kutunuzu düzenli olarak temizlemek ve e-postalarınızı klasörlere taşıyıp konulara göre sıralamak için oldukça disiplin gerektirir. Yine de, bir süre sonra klasörlerin titizlikle bakımına rağmen hâlâ e-postaları aramaya devam ettiğini fark edersin. Tüm bu klasörlerin görüşünde e-postaları bulamazsınız. Aşırı durumlarda, klasör sayısı o kadar fazla hale gelir ki Outlook'un çalışması bile yavaşlamasına neden olur. İnsanların gelen kutularını klasörlerle düzenlemeyi neden sevdiğini söyleyemiyoruz, ancak bu yöntemin e-posta arşivleme konusundaki sonuçlarını açıklayabiliriz.
Öncelikle e-postayı arşivlemenin iki yoluna bakmamız gerekiyor. Şirketlerin MailStore Server kullanırken uygulayabileceği iki arşivleme stratejisi vardır: günlük arşivleme ve posta kutusu arşivleme. BT yöneticilerinin posta kutusu arşivlemesini tercih etmelerinin bir nedeni, kullanıcıların e-posta arşivinde klasör yapısıyla daha iyi yönlendirilebilmesidir. Ama arşivlerdeki klasör yapısı, gelen kutusundaki yapıyla birlikte büyüyor. Ve unutmayın, gelen kutusundaki klasörler silindiğinde, hâlâ arşivde bulunuyorlar. Sonuç olarak, MailStore arşivindeki klasör ağacı büyümeye devam eder. Deneyimler, kullanıcıların MailStore'un hızlı iç tam metin arama özelliğinden yararlanarak e-postaları ve her türlü eki arayışı kullandıklarını göstermiştir. Sonunda, klasör yapısı işe yaramaz çünkü e-posta bulmanıza yardımcı olmuyor.
Günlük ile posta kutusu arşivleme arasındaki temel fark, posta kutusunun gelen ve giden e-postaları hemen arşivlemesidir. Bu, e-postanın orijinal formatında kopya olarak saklandığı anlamına gelir; yani manipüle edilemez veya değiştirilemez. Bu, arşivleme çözümünün bütünlüğünü garanti eder. Ayrıca, bu yöntem şirketlerin ülkeye özgü yasal düzenlemeleri karşılamasına yardımcı olur. Şirketler uyumluluk amacıyla e-posta arşivleri olarak MailStore'u seçtiğinde, dergi arşivlemesini kullanmalıdırlar. Daha önce açıklandığı gibi, bu, Outlook'taki tipik klasör yapısının arşivde uygulanmadığı anlamına gelir. Ancak, MailStore Mühendislik Direktörü Daniel Weuthen'e göre, MailStore arama özelliği sayesinde bu bir sorun değil:
"Yıllar içinde klasör yapımı korumak ve optimize etmek için çok zaman harcadım. E-posta seliyle o kadar zaman almaya başladı ki günlük işimden zaman aldı. Klasör yapısı o kadar genişledi ki artık e-postaları bulmamda yardımcı olmadı," diye yorum yapıyor Daniel Weuthen. Artan klasör sayısı, genel bir bakış sağlamayı zorlaştırdı ve mühendislik direktörü radikal bir adım atmaya zorladı. "Gelen kutusu klasörlerini tamamen attım! Artık arşivde e-postalarımı arayabilirim, bu da pratik tam metin arama özelliğiyle ve bu hızlı. Benim için iki büyük avantajı var. E-postalarımı yönetmek için daha az zaman harcıyorum ve MailStore her şeyi hem uyum hem de eKeşif gereksinimleriyle tutarlılık sağlanacak şekilde arşivliyor," diye ekliyor Daniel Weuthen.
Çeviri