Bu videoda, Teknik Destek Mühendisimiz şirketiniz için doğru arşivleme stratejisini seçerken neleri göz önünde bulundurmanız gerektiğini size gösterecek.

Şirketim için en uygun arşivleme stratejisi hangisi?

MailStore Server, e-postaları arşivlemek için iki farklı seçenek sunar. Ancak bir şirket arşivlemeye başlamadan önce, ihtiyaçlarına en uygun arşivleme türünü dikkatlice değerlendirmelidir. Arşivleme stratejisinin seçimi hem e-posta altyapısına bağlıdır – örneğin, yerel bir Exchange Server olup olmadığı veya Microsoft Office 365 kullanılıp kullanılmadığı – hem de bireysel hedeflere bağlıdır.

Aşağıdaki soru en önemli: E-postalar düzenleyici amaçlara uyum sağlamaya çalışacak şekilde arşivlenmeli YOKSA e-posta istemcisindeki çalışanların oluşturduğu klasör yapısı arşivde eklit edilip e-posta sunucusundaki yükün eşzamanlı olarak azaltılması mı gerekiyor? Bu iki yöntem, sırasıyla günlük, posta kutusu arşivleme olarak bilinir ve aşağıda açıklanmıştır.

Dergi Arşivleme: Hukuki Koruma İçin Ön Koşul

Bu yöntem, tüm e-postaların kullanıcılara teslim edilmeden önce arşivlenmesini içerir. Bu, Microsoft Exchange Server veya Office 365 ortamında bir günlük kuralı oluşturularak sağlanır; böylece gelen ve giden tüm e-postalar otomatik olarak tek tek tanımlanabilir bir posta kutusuna kopyalanır. Çoğu durumda, başka bir sunucu kullanılsa bile aynı sonucu elde etmek için bir kural kullanılabilir. Ürüne özel talimatların kapsamlı bir listesi, MailStore Yardımımız'ın "Uygulama Rehberleri" bölümünde mevcuttur.

Uygun arşivleme profili artık oluşturulabilir ve MailStore, kullanıcılar silmeden veya müdahale etmeden önce tüm e-postaları arşivleyecek. Şirket veya kuruluş açısından arşivin bütünlüğü garanti altına alınır ve e-posta uyumu, e-keşif ve diğer mevzuatlarla ilgili artan sayıda düzenlemeyi karşılamalarına yardımcı olur.

Posta kutusu arşivleme: Arşivdeki klasör yapısı ve e-posta sunucusunun yükünü azaltmak

Bu yöntem, kullanıcıların ilgili posta kutularındaki tüm e-postaları arşivler. Bu, doğrudan e-posta sunucusuna erişerek ya da başka bir seçenek olmadığı için e-posta istemcilerini arşivleyerek gerçekleştirilebilir. Bu yöntemin avantajı, verilen klasör yapısının ve kullanıcının posta kutusundaki tüm e-postaların tam geçmişinin arşivlere aktarılmasıdır. Ayrıca, örneğin iki yıldan eski tüm e-postaların başarılı şekilde arşivlendikten sonra posta kutusundan otomatik olarak silinmesini sağlamak için silme kuralları oluşturulabilir. Bu yaklaşım, e-posta sunucusunun yükünü kalıcı olarak azaltmaya yardımcı olur. Kullanıcılar, arşiv üzerinden tanıdık klasör yapısında e-postalarını arayabilir ve erişebilirler.

E-postaları Arşivleme Önerilerimiz

Sonuç olarak, bir şirket bireysel ihtiyaçlarına en uygun arşivleme yaklaşımını seçecektir. Şirketlerin giderek artan sayıda düzenlemeyi karşılamasına yardımcı olduğu için, MailStore dergi arşivini savunur ve ayrıca aşağıdaki ek önerileri sunar:

• Arşivleme profilleri otomatik olarak ve – elbette – otomatikleştirilmelidir. Günlük arşivleme durumunda (yani gelen ve giden e-postalar doğrudan arşivleniyorsa), arşivleme işlemleri arasındaki varsayılan 300 saniye değeri ayarlanmalıdır.
• Posta kutusu arşivleme durumunda, e-posta sunucusunun yükünün en düşük olduğu akşam veya gece arşivleme işlemini günde bir kez çalıştırmanızı öneririz.
• Dergi arşivlemeyi tercih ederseniz, mevcut e-postaların arşivlenip kalıcı olarak erişilebilir kalmasını sağlamak için önceden en az bir kez posta kutusu arşivi çalıştırmanızı öneririz. Merkezi olmayan bir şekilde (örneğin PST dosyalarında) saklanan e-postalar da bu aşamada arşivlenebilir.

Kaynak: Teknik İpuçları: Doğru Arşivleme Stratejisi - MailStore