Microsoft Outlook, en popüler e-posta istemcilerinden biridir ve dünyanın her yerindeki işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Ancak, hem gönderilen hem de alınan e-postaların hacmindeki yıllık artış, taşan posta kutuları veya yavaş posta istemcisi yanıt süreleri gibi tipik Outlook Sorunları ile hem kullanıcılar hem de yöneticiler için gerçek bir zorluk haline geliyor.
Blog yazımızda, bu sorunların üstesinden gelmenin neden önemli olduğunu açıklıyoruz ve size tam da bunu yapmanın bazı kolay yollarını gösteriyoruz.
Outlook'u kullanırken ortaya çıkabilecek sorunlar çok ve çeşitlidir ve temel posta sisteminden (örneğin, Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon e-posta sunucusu vb.) bağımsız olarak e-posta istemcisinin performansını bozabilir. Aşağıdaki sorunlar oluşabilir:
Örnek olarak, müşterimizin BT yöneticilerinden birinin Outlook'un neden olduğu sorunlar hakkında söyledikleri şunlardır:
"Her gün uğraştığım biletlerin çoğu, departmanlardaki Outlook sorunlarıyla ilgili. Örneğin, Outlook'un gelen postaları senkronize etmediği veya birkaç dakikada bir kendini yeniden başlattığı sık sık olur. Ve eski e-postaların geri yüklenmesi gerektiğinde, ekibim genellikle bozuk veya birçok iş arkadaşımın bilgisayarlarına yayılmış PST dosyalarıyla uğraşmak zorunda kalıyor. Elimiz bu rutin işlerle dolu ve sonuç olarak aslında daha önemli olan projeleri sık sık ertelemek zorunda kalıyoruz."
Bu gibi sorunlar, e-posta istemcisi tüm niyet ve amaçlar için çok popüler, güvenilir ve çok yönlü bir posta istemcisi olmasına rağmen, Microsoft Outlook'ta oldukça yaygındır.
Bu sorunların nedeni genellikle basittir: taşan posta kutuları. Microsoft'un bir genel bulut sağlayıcısı olarak müşterilerine birkaç gigabayt veri içeren önemli posta kutuları sunduğu doğrudur (Microsoft 365 posta kutuları en az 50 GB ve plana bağlı olarak 100 GB'a kadar depolama kapasitelerine sahiptir). Bununla birlikte, çoğu kullanıcı alışkanlıkla e-postaları posta kutularında uzun süre tutar ve er ya da geç alan tükenir. Bu, bir BT departmanının "şirket içinde" tutması gereken depolamanın yanı sıra çeşitli genel bulut sağlayıcıları tarafından sunulan görünüşte sınırsız depolama için de geçerlidir.
Dahası, büyük miktarda e-posta, Outlook istemcisinin performansını oldukça basit bir şekilde bozabilir. Buna ek olarak, PST dosyaları belirli bir boyuta ulaştıklarında sorunlara neden olmakla ünlüdür. Hasarlı (bozuk) bir PST dosyası, Outlook'un başlatılmasını engelleyebilir.
Outlook yüklemenizin performansını en iyi duruma getirmek istiyorsanız, kullanıcıların posta kutularında depolanan veri hacmini azaltmayı denemelisiniz (not: özellikle dosya ekleri, posta kutusunun yapılandırılmış sınırlarını hızla vergilendirebilir). Ancak, mevcut yasal hükümler ve kapsamlı uyumluluk gereksinimleri ışığında, e-postaları silmeye başlamak iyi bir fikir değildir. Bunun yerine e-postalarınızı arşivlemelisiniz.
Temel olarak, burada iki seçeneğiniz var:
Microsoft, Outlook, Exchange Server ve Microsoft 365 veya Exchange Online'daki müşterilere manuel olarak yapılandırılması gereken çeşitli arşivleme işlevleri sunar. Bunlar şunları içerir:
Kullanıcılar e-postaları PST dosyalarına taşıyabilir ve yerel olarak kendi bilgisayarlarında veya bulutta depolayabilir. Ancak, PST dosyalarının kendileri çeşitli sorunlara neden olabilir: bozulmaya eğilimlidirler, yedeklenmeleri zordur ve BT yöneticisinin önemli ölçüde zaman ve çaba harcamasını gerektirir.
Bu düğme, Outlook kullanıcılarının e-postaları posta kutularından bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır. Ancak Arşiv Butonu, profesyonel arşivleme açısından bir şirketin taleplerini karşılayamaz. Arşivleme adı altında düşebilse de, aslında tüm işlev e-postaları ayrı bir klasöre aktarmaktır, yani mesajlar güvenli ve bağımsız özel bir arşive taşınmaz. Sonuç olarak, e-postaların genel hacmini azaltmak yerine, kullanıcıların yaptığı tek şey onları çeşitli klasörlere yaymaktır.
Microsoft 365'teki arşiv posta kutusu, e-postaların taşınabileceği kendi depolama kapasitesine sahip ayrı bir posta kutusudur. Şirket içi Microsoft Exchange Server'da benzer bir özellik kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Bu arşiv posta kutusu bir yönetici tarafından ayarlanmalıdır. Bununla birlikte, bu tür bir arşivleme, BT altyapısına önemli bir ek yük getirebilir ve bu, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için bir zorluk olabilir. Exchange Online veya üçüncü taraf bir çözümle arşivleme ile karşılaştırıldığında, e-posta saklama seçenekleri burada oldukça sınırlı olabilir. Dahası, e-posta uyumluluğu açısından gereksinimlerin karşılanması zordur, çünkü bu yalnızca mevcut posta kutusu depolama alanını genişletme durumudur.
Microsoft 365 kullanıcılarına, Outlook'un sol bölmesinde ayrı bir posta kutusu olarak görüntülenen çevrimiçi bir arşiv verilir. Yöneticiler kendi arşivleme ve saklama ilkelerini uygulayabilir. Zaman içinde eski e-postaları saklamak ve böylece birincil Outlook posta kutunuzun boyutunu yönetilebilir tutmak için posta kutusunu kullanabilirsiniz. Ancak bu işlev yalnızca belirli Microsoft 365 planlarına dahildir ve ücretli bir hizmet olarak eklenmesi gerekebilir.
Daha yakından incelendiğinde, Microsoft'un e-posta çözümlerinde bulunan yerel arşivleme işlevleri zayıflıklar sergiliyor ve bu yalnızca PST Arşivleme ve Arşiv Düğmesi için geçerli değil. Kural olarak, bir In-Situ arşivi ve Exchange çevrimiçi arşivlemeyi yönetmek, genellikle BT yöneticisinin normalde üçüncü taraf bir çözümde olduğundan daha uzun bir alışma süresi gerektirir.
Buna ek olarak, Microsoft 365 kullanan bir şirketin farklı uluslararası konumlarda şubeleri varsa, veri gizliliği, uyumluluk ve yasal kesinlik alanlarında (veri egemenliği ve veri yerleşimi ile ilgili sorunlardan bahsetmiyorum bile) sorunlar ortaya çıkabilir.
E-postalarınızı yalnızca Microsoft tarafından sunulan yerel işlevlerle arşivlemeyi düşünüyorsanız, arşivinizin temeldeki e-posta sisteminden bağımsız olmayacağını bilmelisiniz. Bu nedenle, bir şirketin verilerinin ikisi yerel olarak ve biri uzak bir konumda olmak üzere üç kopyasını tutmasını gerektiren tanınmış bir en iyi uygulama yöntemi olan 3-2-1 kuralı olarak bilinen kuralı ihlal etmiş olacaksınız. Örneğin, bir kopya Outlook'ta (e-posta sunucusunda), biri yerel yedekleme ve arşivleme çözümünde ve biri bulutta veya site dışı yedekleme olarak tutulabilir.
E-postalarınızı arşivlemek için yalnızca Outlook tarafından sağlanan yerel seçenekleri kullanırsanız, 3-2-1 kuralını gözlemlemek zor olacaktır. Örneğin, Microsoft 365'in yerel işlevleri, üzerinde depolanan verileri korumak için platformun kendisini kullanır. Bu nedenle, e-posta sunucusu kilitlenirse veya Microsoft 365 örneğiniz başarısız olursa, veriler kesinti süresince kullanılamaz. Ve platformdaki e-postalar kötü niyetle veya kazayla silinir veya zarar görürse, sonsuza kadar kaybolabilirler. Bu nedenle pazar araştırma enstitüsü Osterman Research, Microsoft 365 verilerini korumak için bağımsız bir yazılım veya uygun bir yönetilen hizmet kullanılmasını önerir.
Uzman bir sağlayıcıdan profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, Outlook'un performansını artırabilir. Bağımsız bir arşiv kullanmak, 3-2-1 kuralına uymanızı kolaylaştırabilir. Bu esneklik, özellikle Microsoft 365 gibi bulut tabanlı e-posta hizmetlerinin kullanıcıları için önemlidir. Bu kadar önemli bir iletişim kanalı varken, orijinal veriler, yedekler ve arşivler tek ve aynı platforma dayanmamalıdır.
Ve işletmeniz, aşağıda listelendiği gibi üçüncü taraf bir çözüm tarafından sunulan diğer avantajlardan yararlanmaya devam eder:
Sağlam bir e-posta arşivleme çözümü, işletmelerin e-postaları merkezi olarak korumasına ve özellikle e-posta saklama politikaları tanımladıysanız, uzun yıllar boyunca kullanılabilir ve alınabilir durumda tutmasına olanak tanıdığından, e-posta yönetiminiz için hayati bir bileşendir. Ayrıca, özellikle hassas kişisel verileri (PII) işliyorlarsa, genellikle diğerlerinden daha fazla düzenlemeye tabi olan sektörler vardır. Veri gizliliği düzenlemelerinin artan önemi de buna karmaşıklık katıyor.
Özellikle ABD'de (ancak yalnızca değil), bir e-Keşif sürecinde davalarda kanıt olarak e-postanın kullanılması nadir görülen bir senaryo değildir. Seçtiğiniz e-posta arşivleme çözümünün, e-postalarla ilgili bireysel uyumluluk ihtiyaçlarınızı desteklemek için gerekli özelliklerle birlikte gelip gelmediğini göz önünde bulundurmalısınız.
Kazara veya kötü niyetle olsun, bir çalışan iş açısından kritik e-postaları silerse, veri kaybı genellikle diğer alanlarda sorunlara neden olur. E-postalarınız için bir arşivleme çözümünün yardımıyla, mevcut tüm mesajların ve gelecekte gönderdiğiniz veya alacağınız tüm postaların bir kopyasını, teslim edilmeden önce bile saklayabilirsiniz.
Bir arşivleme çözümüyle, e-postaları yönetirken BT departmanınızın üzerindeki çabayı ve maliyet yükünü azaltabilirsiniz. Bir yandan, BT ekibiniz artık yedeklerden veya e-posta sunucularından tek tek e-postaları geri yüklemekle uğraşmak zorunda değil. Öte yandan, e-postaları dışarıdan temin etmek, depolama gereksinimlerinizi önemli ölçüde azaltabileceğiniz anlamına gelir. Bu aynı zamanda PST dosyalarını uzun vadede geçersiz kılar.
Bir arşivleme çözümü, e-postalarda depolanan bilgilere erişme hızınızı önemli ölçüde artırır ve böylece bireysel kullanıcıların üretkenliğini artırır. Örneğin, MailStore Server e-posta arşivleme çözümümüzün kullanıcıları, self servis bir işlev aracılığıyla arşivlerine erişebilir, hızlı, tam metin arama aracı yardımıyla e-postaları bulabilir ve bu e-postaları BT departmanından yardım almadan geri yükleyebilir. Posta kutusu kotaları geçerliliğini yitirir; Ayrıca, posta kutunuzdaki e-postaların hacmini azaltmak, Outlook istemcinizin performansını artırabilir.
Bu arada, e-posta arşivleme yazılımının tanıtılması mutlaka karmaşık bir geçiş süreci değildir. Kendi yazılımımız olan MailStore Server söz konusu olduğunda, kullanıcılar Microsoft Outlook'ta sorunsuz entegrasyon sayesinde e-postalarına ve geleneksel klasör yapısına erişmeye devam edebilirler. Microsoft dışındaki e-posta kaynaklarından gelen içerik aynı arşivde depolanabilir ve bu, önemli iş kayıtlarını tutmanın maliyetini ve karmaşıklığını azaltmaya yardımcı olabilir.
Outlook eklentimiz, Outlook kullanıcılarının MailStore Server'daki e-posta arşivlerine erişmeleri için basit bir araçtır. MailStore Server'ın nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, bu Web Erişimi, entegre IMAP sunucusu ve MailStore İstemcisi aracılığıyla da mümkündür. Eklentinin en son sürümü web sitemizden indirilebilir. Eklentinin nasıl yükleneceği ve kullanılacağı hakkında bilgi için lütfen Çevrimiçi Yardımımızı ziyaret edin veya bu konuyla ilgili blog makalesine bakın.
Microsoft Outlook'un performansını artırmak istiyorsanız, çalışanlarınızın posta kutularında depolanan veri miktarını azaltmaya çalışmalısınız. Ancak e-postaları silmek, yasal düzenlemeler ve uyumluluk gereklilikleri nedeniyle riskli bir konu olabilir ve ciddi sorunlara yol açabilir. E-postaları kalıcı olarak ayrı bir arşivde saklamak daha mantıklıdır.
Daha önce bahsedilen sınırlamalara ek olarak ve gereksinimlere ve şirket süreçlerine bağlı olarak, Microsoft'un Outlook, Exchange Server ve Microsoft 365 / Exchange Online ürünlerindeki yerel seçenekler bu işi yönetmek için yeterli olmayabilir. Bu nedenle, uzman bir sağlayıcıdan bağımsız bir e-posta arşivleme çözümünün şirketiniz için daha uygun ve daha güçlü bir seçenek olup olmadığını incelemenizi öneririz.
Bu zorlukların farkında mıydınız? Uygun bir çözüm mü arıyorsunuz? Yoksa gelecekte bu sorunların yaşanmaması için erkenden harekete geçmek mi istiyorsunuz? Öyleyse, neden MailStore Server'ı ücretsiz, 30 günlük deneme lisansımızla hiçbir yükümlülük altına girmeden test etmiyorsunuz?
Otomatik Arşiv, e-postaları bilgisayarınızın sabit sürücüsünde depolamak için otomatik olarak bir PST dosyasına aktarmanıza olanak tanıyan bir Outlook özelliğidir.
Arşiv Düğmesi, Outlook kullanıcılarının e-postaları posta kutularından posta kutusu içindeki ayrı bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır.
Bazı Microsoft 365 planlarında, birincil Outlook posta kutusunun boyutunun yönetilebilmesi için eski e-postaların uzun vadede depolanmasına olanak tanıyan Outlook'ta ayrı bir posta kutusu olarak kullanıcılara çevrimiçi bir arşiv sunulur.
3-2-1 kuralı, güvenilir yedeklemeler sağlamak için ideal olarak iki farklı depolama ortamı kullanarak dosyalarınızın üç kopyasına sahip olmanız ve kopyalardan birini birincil sistemden ayrı tutmanız gerektiğini belirtir.
Kaynak: Tipik Microsoft Outlook Sorunlarının Çözümü (mailstore.com)
Çeviri