Dolu posta kutuları, yavaş posta sunucuları, bulunamayan önemli e-postalar: modern bir e-posta arşivi kullanılarak çözülebilecek sorunlardan sadece birkaçı. O halde, e-posta arşivlemenin uzun zamandır bilgi yönetiminin önemli bir bileşeni ve başarılı bir şirketin BT stratejisinin ayrılmaz bir parçası olması şaşırtıcı değil. Ancak bir e-posta arşivleme yazılımı uygulamadan önce, hangi arşivleme stratejisinin şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun olduğunu bilmeniz gerekir.
Bu makalede, e-posta arşivlemeye yönelik çeşitli stratejik yaklaşımları tartışacağız, günlük kaydı oluşturma ile posta kutusu arşivleme arasındaki farklara bakacağız ve her stratejinin ulaşabileceği kurumsal hedefleri açıklayacağız.
Profesyonel e-posta arşivleme yazılımı, işletmelerin posta kutusu arşivleme ve günlük kaydı arasında seçim yapmasına ve hatta iki yöntemi birleştirmesine olanak tanır.
Açıkça söylemek gerekirse, günlük tutma ve günlük arşivleme iki farklı süreçtir. Ancak arşivleme teknolojisi açısından birbirlerine ait oldukları için genellikle eşanlamlı olarak kullanılırlar. MailStore bağlamında, günlük kaydı başlangıçta e-postaları çok açılan bir posta kutusuna kopyalar - "günlük". Ardından, bir günlük arşivleme işlemi, e-postaları dergiden arşive değiştirir.
Posta kutusu arşivleme ile tüm e-postalar kullanıcıların posta kutularından belirli aralıklarla çıkarılır ve merkezi bir arşive kopyalanır. Yerel sistemlerde dağıtılan e-postalar (örneğin, bir kullanıcının masaüstünde depolanan PST dosyaları) da merkezi arşive aktarılabilir. Ayrıca kullanıcıların kendi posta kutularında oluşturdukları klasör yapıları arşive eşlenebildiği için her zamanki e-posta ortamında çalışmaya devam edebilirler.
Posta kutusu arşivlemenin büyük bir avantajı, e-postaları arşivlendikten sonra kullanıcıların posta kutusundan silen belirli kuralların tanımlanmasına izin vermesidir. Uzun vadede bu, e-posta sunucusundaki yükü hafifletmeye, depolama gereksinimlerini azaltmaya ve posta kutusu kotalarıyla ilgili sorunları çözmeye yardımcı olur. Ancak kullanıcılar, e-postalarına sunucudan silindikten sonra bile arşiv aracılığıyla erişmeye devam edebilir.
Bununla birlikte, tüm kullanıcı posta kutularını arşivlemeye yönelik bu yöntem, sonuçta eksiksiz, kurcalamaya karşı korumalı bir arşive sahip olacağınızı garanti etmez. Bir kullanıcı, arşivleme döngüleri arasında e-postaları silmeye veya değiştirmeye devam edebilir. Benzer şekilde, siber saldırı gibi dış faktörler, e-postaların arşivlenmeden önce kaybolması anlamına gelebilir.
Arşivleme çözümünüzün öncelikle yasal güvenlik ve uyumluluk gibi konuları ele alması gerekiyorsa, Journaling doğru seçimdir. Bu yöntemle, tüm gelen ve giden posta trafiği, kullanıcı posta kutularında görünmeden önce arşivlenir. E-postalarınızın eksiksiz, orijinaline sadık, kurcalamaya karşı korumalı ve aynı zamanda kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde saklandığından emin olabilirsiniz. Bu, şirketlerin ülkeye ve endüstri sektörüne bağlı olarak uygulanabilecek ilgili yasal gereklilikleri karşılamaları için pratik bir araçtır.
Ayrıca, eksiksiz bir e-posta arşivine sahip olmak, e-postanın davalarda kanıt olarak kullanılmasını kolaylaştırmada önemli bir rol oynayabilir.
Journaling in olası bir dezavantajı, bu yöntem kullanıcı posta kutularından e-postaları otomatik olarak silmek için kuralların tanımını desteklemediğinden e-posta sunucusundaki yükün azaltılmamasıdır. Günlük posta kutusundan arşivlenmiş olan tüm e-postalar kullanıcı posta kutularında kalır.
Ayrıca, günlük tutma, kullanıcı posta kutularındaki mevcut klasör yapılarının arşivle eşlenmesine izin vermez. E-postalar, arşivdeki kullanıcılara yalnızca alınan veya gönderilen nesneler olarak atanabilir ve tüm erişim ayrıcalıkları tam olarak korunur. Bununla birlikte, kapsamlı bir arama işlevi bu durumu düzeltebilir ve aynı zamanda tüm kurumsal arşivleme sistemlerinin aranması gereken "e-Keşif" senaryolarında denetçiler için önemli bir teknik temel haline gelebilir.
Önemli: Özel E-postalar
Lütfen tüm e-postaların arşivlenemeyebileceğini unutmayın. Veri gizliliği yönergeleri dikkate alınmalıdır. Örneğin, bazı ülkelerde iş e-posta hizmetlerinin özel amaçlarla kullanılması sorunlu olabilir. Bu durumda, önerilen bir çözüm, özel e-posta kullanımını yasaklamak (örneğin bir iş sözleşmesi yoluyla) veya harici e-posta hizmetlerinin yalnızca özel e-posta yazışmaları için kullanılmasını sağlamak olacaktır. Bu nedenle, veri gizliliği yönergelerine her zaman dikkat etmelisiniz.
Her iki yöntemin de artıları ve eksileri olduğundan, bazı şirketler posta kutusu arşivlemeyi günlük kaydı ile birleştirmeye karar verir.
Kullanım Örneği 1: Veri kaybını önlemek ve e-postaların yasal olarak uyumlu bir şekilde arşivlenmesini sağlamak için bir günlük arşivleme çözümü dağıtıldı. Kişisel arşivlerin e-posta istemcisindekiyle aynı klasör yapısına sahip olması ve kullanıcıların arşivde tanıdık bir ortamda çalışmasına olanak tanıması için posta kutusu arşivleme de kullanılmaktadır. Posta kutusu arşivleme işlemi için tanımlanan silme kuralları, arşivlenen e-postaların kullanıcıların posta kutularından silinmesine olanak tanır ve böylece posta kutusu kotalarında sorun yaşanmasının önüne geçilir. E-posta sunucusu boşaltılır ve depolama gereksinimleri azaltılır. Arşivleme çözümüne bağlı olarak ve arşivleme yazılımının e-postaları dahili olarak tekilleştirebilmesi koşuluyla, bu arşivleme yöntemleri kombinasyonu yalnızca marjinal olarak daha fazla depolama alanı gerektirir.
Kullanım Örneği 2: Bir e-posta arşivleme çözümünün kullanıma sunulmasıyla birlikte, posta kutusu arşivleme yöntemi başlangıçta mevcut tüm e-postaları posta kutularından çıkarmak ve yerel e-postaları (örneğin, bir kullanıcının masaüstünde depolanan PST dosyaları) merkezi bir arşive aktarmak ve ardından gerekirse postaları posta kutularından ve merkezi olmayan depolama konumlarından silmek için kullanılır. Bundan sonra, gelecekteki tüm e-postalar günlüğe kaydetme yöntemi kullanılarak arşivlenir.
Günlük kaydı ve posta kutusu arşivleme, e-posta arşivlemeye iki ayrı stratejik yaklaşım oluşturur ve farklı hedefler peşinde koşar.
| Günlük kaydı | Posta Kutusu Arşivleme | |
| Gelen ve giden tüm e-postaların eksiksiz ve otomatik arşivlenmesi | evet | Hayır |
| Yasal olarak uyumlu arşivleme | evet | Hayır |
| Mevcut e-postaların arşivlenmesi (posta kutularında ve merkezi olmayan bir şekilde depolanan herhangi bir e-posta verisinde) | Hayır | evet |
| Klasör yapısı arşivle eşlenir | Hayır | evet |
| Arşivlenmiş e-postaları kullanıcıların posta kutularından silme seçeneği | Hayır | evet |
| Posta kutusu kotalarının ortadan kaldırılması | Hayır | evet |
| E-posta sunucusu boşaltıldı | Hayır | evet |
| Depolama gereksinimlerinde azalma | Hayır | evet |
Posta kutusu arşivleme öncelikle depolama gereksinimlerini azaltmak ve kullanıcıların arşivde tanıdık bir ortamda çalışmasına izin vermekle ilgilenirken, günlük kaydı genellikle yasal gerekliliklere ve önlemlere uyma ihtiyacından kaynaklanan stratejik bir e-posta arşivleme yaklaşımıdır. İşletmeniz, tüm gelen ve giden e-postaları anında arşivleyerek, elektronik yazışmaların eksiksiz, orijinaline sadık, kurcalamaya karşı korumalı ve kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde saklanmasını sağlarken, kullanıcıların arşivlemeden önce e-postaları değiştirme veya silme olasılığını en baştan ortadan kaldırır.
Her iki yöntem de birlikte kullanılabilir ve seçilen e-posta arşivleme çözümüne bağlı olarak bu ek maliyetlere yol açmaz. Profesyonel arşivleme yazılımları, bu iki stratejik seçeneği sorunsuz bir şekilde birleştirebilmelidir.
MailStore Sunucu çözümümüz hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, ürünler sayfamıza bir göz atın veya ürün videomuzu izleyin.
MailStore Server'a dayalı bir günlük kaydı veya posta kutusu arşivleme uygulamasının nasıl kurulacağı hakkında özel bilgi için lütfen ayrıntılı yardım makalemize bakın.
Günlük arşivleme ile e-postalar posta kutusuna teslim edilmeden önce arşivlenebilir. Bu, verilerin kaybolmasını veya manipüle edilmesini önler. Bu, yasal olarak uyumlu herhangi bir e-posta arşivleme sisteminin temel bir bileşeni olan sorunsuz, sadık bir e-posta arşivi oluşturur.
Posta kutusu arşivleme, önceden arşivlenmiş olan e-postaların posta kutularından silinmesine olanak tanır. Bu, sistemdeki posta kutuları için gereken depolama miktarını azaltabilir. Posta kutularından silinen e-postalara, gerekirse doğrudan arşivden erişilebilir.
Posta kutusu arşivleme, zaten arşivlenmiş olan e-postaların bu posta kutularından kalıcı olarak silinmesi durumunda, şirketin posta kutuları için gereken depolama miktarını azaltabilir. Sonuç olarak, daha düşük depolama gereksinimleri, e-posta sunucusunun boşaltılmasına yardımcı olur.
Posta kutusu arşivleme, eski e-postaların bile posta kutularından arşive kopyalanmasına olanak tanır. Aynı şekilde, posta kutusu arşivleme ile, merkezi olmayan bir temelde saklanan e-postalar (örneğin PST dosyaları) da arşive aktarılabilir.
Kaynak: Journaling vs. Mailbox Archiving – What You Need to Know (mailstore.com)
Çeviri