E-posta arşivleme yazılımımız titizlikle denetlenmiştir ve artık AB'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) kapsamındaki veri sahibi haklarıyla uyumlu olduğu onaylanmıştır. Ama bu tam olarak ne anlama geliyor?
"[..] Denetim sırasında yapılan tespitlere dayanarak, MailStore Server yazılımı, doğru kullanıldığında, Genel Veri Koruma Yönetmeliği'nde (GDPR) belirtilen gereklilikler de dahil olmak üzere geçerli Alman yasalarının gerekliliklerini karşılar. Alman bağımsız veri koruma uzmanları tarafından derlenen denetim raporunda belirtilen budur. Çok seviyeli bir süreçte, uzmanlar yazılımımızı AB GDPR'de açıkça belirtilen veri gizliliği ilkelerine uyma yeteneği açısından analiz etti. Hem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG – Alman Federal Veri Koruma Yasası) hem de bu Yasanın 2018 versiyonu (BDSG 2018) analize dahil edilmiştir. Denetim prosedürü, BT tabanlı sistemlerin denetimine ilişkin IDW PS 330 Direktifinde belirtilen yaklaşımı izlemiştir. Kapsamlı bir başvuru testine ek olarak, belgeler incelendi ve prosedürel belgeler ve kullanılan e-postalar için önceden belirlenmiş bir test veritabanı oluşturuldu.
Viersen'deki genel merkezimizde gerçekleştirilen denetim, yazılımımızı veri gizliliğine ilişkin ilgili yasalarda tanımlanan veri sahiplerinin haklarını garanti etme yeteneği açısından inceledi. GDPR tarafından öngörülen veri sahiplerinin hakları aşağıdakileri içerir:
Arşivlenen e-postalar kişisel veriler içerir. MailStore Server ile, bir e-postanın içeriği tamamen aranabilir, yaygın olarak kullanılan bir biçimde çıkarılabilir ve daha sonra kullanılabilir hale getirilebilir. Bu, şirketlerin ve kuruluşların bilgi verme yükümlülüklerini yerine getirmelerini sağlar.
Bir şirket kişisel verileri işlerken, bunu yapmak için veri sahibinin onayını aldığını göstermelidir. Veri sahibi de bu rızayı geri çekebilmelidir. MailStore Server bir e-posta arşivleme yazılımı olduğundan, e-postalarda verilen bu onayın onayı ve geri çekilmesi bir yukarı akış sisteminde yakalanır. Ortaya çıkan işlem e-postaları - örneğin e-posta pazarlaması veya müşteri adayı yönetim sistemlerinin katılımları - e-posta arşivinde çoğaltılır.
Çeşitli nedenlerle, bireyler kişisel verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir ("unutulma hakkı"). Veriler silindiğinde, aşağıdaki gereksinimlerin karşılanması gerekir:
Yazılım, bireysel olarak yapılandırılabilir saklama politikalarının yardımıyla, e-postaların arşivden silinmesini, yani veri sahibinde depolanan kişisel veriler dahil olmak üzere otomatikleştirilmesini otomatikleştirmenize olanak tanır. Ayrıca, silme istekleri, günlüğe kaydedilen manuel silme prosedürünün bir parçası olarak silme nedeni belirtilerek kaydedilebilir.
Veri sahipleri, kendileri hakkında saklanan kişisel verileri yapılandırılmış, yaygın olarak kullanılan ve makine tarafından okunabilir bir biçimde alma ve bu verileri başka bir denetleyiciye aktarma hakkına sahiptir. MailStore Server'ın EML, MSG ve PST gibi yaygın olarak kullanılan e-posta formatlarındaki dışa aktarma işlevi, bu veri taşınabilirliği hakkını dikkate alır.
E-posta yönetimi bağlamında, GDPR devreye girmeden önce bile veri gizliliği önemli bir konuydu. MailStore müşterileri arasında açıkça farkındalık yaratırken, AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği de bir dereceye kadar belirsizliğe yol açmıştır. Geçmişte, denetime dayanıklı e-posta arşivlemeden bahsettiğimizde, genellikle çeşitli yerel mali ve ticari hukuk konularına atıfta bulunuyorduk. Ancak bugün, "yasal olarak uyumlu e-posta arşivleme" kavramı, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin mevzuat bağlamında da görülmelidir. Bu nedenle MailStore Pazarlama Direktörü Roland Latzel, sertifikayı almaktan mutluluk duyuyor: "Yazılımımızın kalitesinin bağımsız bir tarafça onaylanmasının önemli olduğunu hissettik. Ve bu, artık tüm MailStore Server müşterilerimize ve ortaklarımıza, e-posta işlemeyi yöneten giderek daha karmaşık uyumluluk gereksinimleri göz önüne alındığında, ürünümüzün önemli bir yardımcı olduğunu gösterebileceğimiz anlamına geliyor.
MailStore Server için denetim sonuçlarındaki resmi sertifika, ilgilenen müşterilerimiz ve ortaklarımız tarafından info@sintel.com.tr yoluyla talep edilebilir.
Kaynak: MailStore Sunucusu: GDPR sertifikalı - E-posta Arşivlemede Standart
Çeviri