Son yıllarda, şirket içi iş süreçlerinin dijitalleşmesi ile birlikte küreselleşen ekonomilerde artan kurumsal dijital ağ, elektronik biçimde tutulan iş açısından kritik bilgilerde keskin bir artışa yol açmıştır. Bu veriler şirket içinde şirketin kendi sistemlerinde (şirket içi) ve bulut hizmetlerinde (özel veya genel bulutlar) depolanabilir. Ayrıca, verilerin hem şirket içinde hem de bulut hizmetleri aracılığıyla depolandığı ve işlendiği hibrit yaklaşımlar giderek daha yaygın hale geliyor. Bu verileri kalıcı olarak kullanılabilir durumda tutmak, herhangi bir şirketin iş başarısı için çok önemlidir ve herhangi bir kurumsal BT stratejisinin temel görevidir. Çoğu durumda, BT altyapısının arızalanması ve önemli verilerin kullanılamaması işi kesintiye uğratır ve hatta bir şirketin başarısını tehlikeye atabilir. Kayıp veriler kurtarılamazsa, kaybın ölçeğine bağlı olarak bir şirketin varlığı tehlikede bile olabilir.

İşle ilgili verilerin saklanmasına ilişkin yasal düzenlemelerin ihlal edilmesi durumunda ekonomik yaptırım riski de vardır. Bunun nedeni, ülkeye ve sektöre bağlı olarak, e-postaların işlenmesi ve verilerin kalıcı olarak kullanılabilir olması için zaman içinde depolanmasının değişen yasal ve düzenleyici gerekliliklere tabi olabilmesidir. Bu, özellikle sağlık hizmetleri, finans sektörü ve devlet kurumları ve eğitim kurumları gibi yüksek düzeyde düzenlenmiş sektörler için geçerlidir. Bazı durumlarda, ihlaller medeni hukuk kapsamında dava açılmasına bile neden olabilir.

Yazılım veya donanım sistemlerinin arızalanmasının veya verilerin kullanılamaz hale gelmesinin ve hatta tamamen kaybolmasının birçok nedeni vardır. Basit kullanıcı hatalarından kasıtlı manipülasyona (örneğin, verilerin çalışanlar tarafından kötü niyetli olarak silinmesi veya şirket dışından siber saldırılar), doğal tehlikelere (örneğin şiddetli yağmurdan sonra sel) veya diğer hesaplanamayan nedenlere (örneğin şirket binasında yangın) kadar. Benzer şekilde, hizmetleri kullanılan bulut sağlayıcısının altyapısı etkilenirse iş operasyonları kesintiye uğrayabilir.

İş Sürekliliği Ne Demektir?

Şirketler bu tür riskleri İş Sürekliliği (BC) stratejilerinin bir parçası olarak yönetirler. Burada, bir şirketin iş kapasitesinin kesintiye uğramasını veya başarısız olmasını önlemek veya acil bir durumda işi mümkün olan en kısa sürede yeniden çalışır duruma getirmek için faaliyetler ve süreçler tanımlanır. İş süreçleri ve BT sistemleri zaman içinde değişebileceğinden, bu önlem paketinin etkinliği düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Bu şekilde, gerekli ayarlamalar tespit edilebilir.

İş sürekliliği yönetiminin önemli bir parçası, gerekli teknik altyapının, yani iş açısından kritik verilerin ve tüm BT ağlarının ve sistemlerinin güvenliğini sağlamak ve geri yüklemekle ilgilenen Felaket Kurtarma'dır. Yedeklemeler ve e-posta arşivleme burada değerli destek sağlar.

Olağanüstü durum kurtarmanın bir parçası olarak yedeklemeler ve e-posta arşivleme

Yedeklemeler, bir şirketin verilerini (örneğin, kullanılan iletişim programlarının veya ERP yazılımının verileri) belirli bir zamanda depolar. Veriler kaybolursa, veri alt kümeleri veya tüm sistemler veya sunucular yedekten geri yüklenebilir. Ancak, yedekleme birimleri yalnızca yedeklemenin oluşturulduğu sırada var olan verileri yansıtır. Yedeklemeden sonra yapılan değişiklikler kaydedilmez. Bu, yedeklenen verilerin mümkün olduğunca güncel kalması için yedeklemelerin maliyetler ve faydalar dikkate alınarak düzenli olarak yapılması gerektiği anlamına gelir.

Düzenli yedeklemelere ek olarak, profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün kullanılması önerilir. E-postaların hala en önemli iletişim aracı olduğu ve çok sayıda iş açısından kritik belge tutabildiği göz önüne alındığında, bu verilerin uzun yıllar boyunca kurcalamaya karşı korumalı bir biçimde tam olarak yedeklenmesi önemlidir, böylece bir kayıp durumunda tüm e-postalara erişilebilir. Olumlu bir yan etki: Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, bir şirketin veri gizliliği gereksinimlerine uymasına yardımcı olabilir ve belirli ülkelere ve endüstri sektörlerine özgü vergi ve ticaret mevzuatı konusunda destek sağlayabilir. Arşivlerin de her zaman yedeklenmesi gerektiğini unutmayın!

Ek olarak, bir e-posta arşivleme çözümü, e-posta sunucusuyla ilgili yedekleme ve kurtarma işlemlerini basitleştirmeye yardımcı olabilir: bir e-posta sunucusunda depolanan veri hacmini düşük tutmak, yedekleme işlemi için daha az zaman ve depolama kapasitesine ihtiyaç duyulduğu anlamına gelir - bu nedenle, felaket bir olaydan sonra, posta sunucunuzu yedekleme birimlerinden daha hızlı geri yükleyebilirsiniz.

Hedef	E-posta Yedeklemeleri	E-posta Arşivleme
Posta kutusu kotalarını ortadan kaldırın
PST dosyalarını ortadan kaldırın
Tekilleştirme ve sıkıştırma yoluyla depolama gereksinimlerini azaltın
E-posta sunucularının iş yükünü azaltın ve yedekleme ve geri yükleme işlemlerini basitleştirin
Eksiksiz, kurcalamaya karşı korumalı ve uzun süreli e-posta saklama sağlayın
Uyumluluk gereksinimlerini karşılamaya yardımcı olur
eBulma senaryolarıyla ilgili yardım
Hızlı aramalar için e-postaların tam metin indekslenmesi
Son kullanıcılar: kaybolan e-postaları hızlı ve kolay bir şekilde geri yükleyin

 Tam olarak geçerlidir

 Geçerli -dir

 Kısmen geçerlidir

 Daha az ölçüde geçerlidir

 Uygulanmaz

Bu tablodaki deyimler, yedekleme ve e-posta arşivlemenin temel kavramlarını temel alır. Yedekleme ve e-posta arşivleme çözümlerinin işlevleri, sağlayıcıya bağlı olarak değişebilir.

Kullanım Durumları ve Özel Uygulama Alanları

Uygulamada, iş sürekliliğinin önemli bir bileşeni ve mevcut bir yedekleme sisteminin ideal tamamlayıcısı olarak profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün dağıtılmasını haklı çıkaran farklı senaryolar gerçekleşebilir.

Örneğin, e-posta sunucusu arızalanırsa (bunun şirket içinde mi yoksa bulutta mı tutulduğuna bakılmaksızın), bir yedekleme yoluyla geri yüklenebilir. Ancak, gerçekleşen son yedekleme ile sunucunun başarısız olması arasında alınan ve gönderilen tüm e-postalar eksiktir. Uygun şekilde yapılandırılmış bir e-posta arşivi bu sorunu çözebilir ve tüm posta envanterinin erişilebilir olmasını sağlayabilir.

Diğer bir yaygın senaryo, bir fidye yazılımı veya kötü amaçlı yazılım saldırısı nedeniyle e-posta sunucusunda iş açısından kritik e-postaların kullanılamaması veya kaybolmasıdır. Verilerin kaybolması veya çalınması yalnızca iş operasyonlarını kesintiye uğratmakla kalmaz, aynı zamanda iş açısından kritik verileri yöneten yasal saklama yasalarına uyum açısından da yüksek risk oluşturabilir. E-posta arşivleme çözümü, ilgili tüm e-postaları ve dosya eklerini eksiksiz olarak ve kurcalamaya karşı korumalı, kalıcı olarak kullanılabilir ve alınabilir bir biçimde saklayabilmelidir.

Doğru Arşivleme Stratejisini Seçmek

Bununla birlikte, doğru arşivleme stratejisinin seçilmesi çok önemlidir. Profesyonel e-posta arşivleme çözümleri, işletmelerin ihtiyaçlarına bağlı olarak farklı stratejik arşivleme yaklaşımları arasında seçim yapmalarına olanak tanır. Yasal olarak uyumlu e-posta arşivleme ana odak noktasıysa, sözde günlük arşivleme en iyi seçenek olabilir. Alternatif olarak, ana amaç e-posta sunucusunu boşaltmaksa, belirli silme kurallarıyla birlikte posta kutusu arşivlemesi daha iyi bir seçenek olabilir. İki yaklaşımın bir kombinasyonu da mümkündür.

Her durumda, yapılandırmaya bağlı olarak kullanıcılara self servis olarak sunulabilen güçlü bir arama ve dışa aktarma işlevine sahip olmak önemlidir. Bu, kullanıcıların eski e-postalarına hızlı ve kolay bir şekilde yeniden erişebilecekleri ve gerekirse bunları bağımsız olarak geri yükleyebilecekleri anlamına gelir. Bu, e-postaları yedeklerden geri yüklemek için BT personeline yapılan zahmetli kurtarma isteklerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Bu, BT departmanı üzerindeki iş yükünü azaltır. E-keşif süreçleri açısından da istenilen sonuçlar elde edilebilir. Örneğin, e-postaların kanıt olarak kullanıldığı bir dava durumunda, bir çalışandan veya dış denetçiden şirketin tüm e-posta stoklarını araştırması ve gerekirse bu kayıtları standart bir formatta dışa aktarması istenebilir.

Son

Verilerin ve BT sistemlerinin sürekli kullanılabilirliği, birçok şirketin devam eden iş başarısı için bir ön koşuldur ve bu nedenle kurumsal stratejinin vazgeçilmez bir parçasıdır. İş sürekliliğini korumak için, acil durumlar için yedekleme politikaları oluşturulurken birçok potansiyel risk ve güvenlik açığı dikkate alınmalıdır. E-posta arşivleme, e-postalarda yer alan iş açısından kritik verilerin güvenliğini sağlamaya değerli bir katkı sağlayabilir ve yedeklemelerle birlikte, uygulanabilir bir felaket kurtarma planının uygulanması söz konusu olduğunda çok önemli olabilir.

Kaynak: E-posta Arşivleme: İş Sürekliliğinin Önemli Bir Bileşeni - MailStore