MailStore Server ve MailStore SPE kullanıcıları artık GDPR hükümlerine, özellikle de kişisel verilerle ilgili silme hakkı ('unutulma hakkı') olarak da adlandırılan GDPR'nin 17. maddesine uygun olarak saklama politikalarını yapılandırabilirler. Bu şekilde, yöneticiler bireysel saklama ilkeleri tanımlayarak çeşitli e-posta türlerinin arşivlendiği dönemler üzerinde tam kontrol sahibi olmalarını sağlayabilir. E-postaların arşivden otomatik olarak silinip silinmeyeceğini ve ne zaman silineceğini tanımlayabilir, böylece mevzuatın zorunlu kıldığı farklı saklama sürelerine uyabilirler. Bu bağlamda, bir e-postanın gönderilme veya alınma tarihini manipüle etmek kolay olduğu için, otomatik silme durumunda arşivleme tarihinin yol gösterici faktör olarak kullanılması önemlidir. Bu yükseltmeden önce var olan eski sürümlerdeki tüm genel bekletme ilkeleri otomatik olarak benimsenir.
Yöneticilerin yeni saklama politikaları tanımlama prosedürü MailStore'da oldukça basittir. Menüden 'Uyumluluk' –> 'Uyumluluk Genel'i seçebilirler. Ardından, 'Saklama Politikaları' altında, hangi e-postanın arşivde ne kadar süreyle saklanacağını tanımlayabilir ve izinsiz silinmesini önleyebilirler.
Yöneticiler ayrıca, tüm e-postalar için tek bir genel saklama politikası belirlemenin belirli durumlardaki/ülkelerdeki düzenlemelere uymanın yeterli olmayabileceğini de göz önünde bulundurmalıdır. Örneğin, Almanya'da bu düzenlemeler, genellikle yaklaşık 90 günlük bir saklama süresinden sonra kalıcı olarak silinmesi gereken iş başvurularını etkiler. MailStore 11 artık saklama süreleri açısından e-posta arşivi için daha fazla esneklik sunuyor.
Ancak, ilk kurulum sırasında tüm e-postalar için geçerli olan genel bir saklama süresi kullanılmalıdır. En azından, yöneticiler belirli bir ülke söz konusu olduğunda yasaların zorunlu kıldığı maksimum saklama süresini seçmelidir. Bu ayarların, ayarlanan her bir bekletme ilkesi için onaylanması ve ardından yöneticiyi korumak için ayrı olarak etkinleştirilmesi gerekir. Bu, e-posta için arşiv aramasına dayalı olarak ayrı ayrı tanımlanabilir kriterlere uyan herhangi bir sayıda saklama ilkesi eklemeyi mümkün kılar. Örneğin, yöneticiler 'ofis dışında bildirimleri' veya 'uygulamalar' için farklı dönemler belirleyebilir.
Oluşturulan tüm ilkeler önceliğe göre bir listede gösterilir. Bu ne anlama geliyor? Politikalarda depolanan özniteliklere bağlı olarak, e-posta arşivinde bir 'İş' ile tanımlanan belirli bir zamanda bir arama gerçekleştirilir.
Arama, tanımlanan saklama süresini aşan e-postaları tanımlar. Daha sonra silinecekler. Varsayılan olarak, arama saat 03:30'da başlar ve listeye göre en yüksek öncelikli politikayla ilişkili e-postayı algılar.
Bu bağlamda, örneğin, hiçbir e-postanın belirli bir zamandan önce silinmemesini sağlayan genel bir saklama politikası, her zaman iş başvuruları gibi belirli e-posta türlerinin bu süre dolmadan silinmesini sağlayan diğer saklama ilkeleri altında yer almalıdır.
Önceliklendirmeyi ayrı ayrı değiştirmek de mümkündür. Arşivin boyutuna bağlı olarak otomatik aramalar uzun sürebileceğinden ve bu nedenle iş yükünü olumsuz etkileyebileceğinden, arşivin aranması gece yapılır.
Yönetici gerekli bekletme ilkelerini tanımladıktan sonra ve bunlar onaylanıp bağlayıcı hale gelmeden önce bekletme ilkelerinin yerinde denetimi gerçekleştirilmelidir. Bunu yapmak için yönetici, e-posta önizlemesini geçici olarak etkinleştirerek e-posta arşivine erişmek için yönetici parolasını kullanır. Kontrol bittiğinde, e-posta önizlemesi tekrar devre dışı bırakılmalıdır. Bu arada, bu adım günlüğe kaydedilir, bu nedenle sağlanan alana arşive erişim için bir neden (örneğin, 'saklama politikalarının gözden geçirilmesi') girmenizi öneririz. Arşivdeki saklama politikasından (örneğin 'ofis dışında bildirimi') etkilenen e-postalar için yapılan aramanın bir parçası olarak, yönetici bir e-postayı açtıktan sonra Posta'da hangi saklama politikasının geçerli olduğunu ve araç çubuğundaki 'Saklama Ayrıntıları' düğmesini kullanarak ilgili e-postanın ne kadar süreyle saklandığını görebilir.
Yönetici, geçerli bir saklama ilkesiyle korunan arşivlenmiş bir e-postayı silmeye çalışırsa, silme işlemi reddedilir ve MailStore yazılımı ilgili bir mesaj görüntüler.
Saklama ilkeleriyle ilgili olarak burada açıklanan temel prosedürler hem MailStore Sunucusu hem de MailStore SPE için geçerlidir. Ancak, MailStore SPE ile ilgili olarak, yalnızca son müşterilerin yöneticilerinin saklama politikalarını kullanmasına izin verilir. Hizmet sağlayıcının yöneticisi ("$archiveadmin") bekletme ilkelerine erişemez.
Saklama politikalarının nasıl ayarlanacağını açıklayan bir destek videosunu burada bulabilirsiniz:
Saklama politikalarını ayarlama ve kullanmayla ilgili ayrıntılı talimatları burada bulabilirsiniz.
Kaynak: Öne Çıkan Özellik: MailStore'da Saklama Politikaları - MailStore
Çeviri