Bu nedenle, makale, Anglo-Amerikan ortak hukuk yargı bölgelerinde kullanılan elektronik keşif kavramına, yani yasal işlemlerden önce kanıt toplama sürecine atıfta bulunmamaktadır.

eKeşif nedir?

Anglo-Amerikan yargı bölgelerinin dışında, e-Keşif genellikle elektronik olarak depolanan bilgilerin yerelleştirildiği, tedarik edildiği, gözden geçirildiği ve değiş tokuş edildiği süreç anlamına gelir. Bu nedenle, bu makalede ABD'de anlaşıldığı şekliyle eKeşif'in yasal prosedüründen değil, genel olarak elektronik verileri keşfetme sürecinden bahsediyoruz. Esasen, bir e-Keşif süreci, bir şirketin iletişim ağındaki tüm araçları ve programları kapsayabilir.

İş e-postaları bağlamında, hem şirket içi e-postalar hem de müşterilere, tedarikçilere ve iş ortaklarına vb. gönderilen e-postalar bir e-Keşif süreciyle ilgili olabilir. Bazı e-postalar yasal olarak ilgili bilgiler de içerdiğinden, hukuk veya ceza davalarında kanıt olarak istenebilir.

Legacy Vacation Club'ın Bilgi Teknolojisi Genel Müdürü Scott D. Zane, bir BT çalışanının bakış açısından eKeşif'in potansiyel olarak muazzam önemini göstermek için günlük yaşamdan bir örnek kullanıyor: "Eski şirketim bazı davalara karıştı. Arşivleme seçeneğimiz yoktu. Kanıt keşfinin çoğu, bir düzine kadar çalışanın e-posta taleplerine dayanıyordu. Hayatımın 6 ayına yakın bir kısmını, hatırlamak istediğimden daha fazla PST dosyası toplamak, indekslemek ve incelemek için harcadım. Acı vericiydi ve bir daha asla olmayacağına yemin ettim."

Bir e-delil tespiti süreci iş e-postalarıyla nasıl çalışır?

Bu tür bir e-Keşif süreci, günlük çalışma hayatında yaygın bir olay değildir ve bir şirketin, örneğin hukuk departmanı veya harici bir tarafın (örneğin, kendi avukatı veya vergi müfettişi) talebi temelinde bilgi edinme ihtiyacı tarafından tetiklenir. Verilerin hızlı bir şekilde bulunması, gözden geçirilmesi ve sağlanması, özellikle yasal anlaşmazlıklar, denetimler veya iç soruşturmalar söz konusu olduğunda, ancak diğer durumlarda da gerekli olabilir. Bu tür bir e-Keşif sürecinin kapsamı tanımlandıktan sonra, sürece dahil olan kişilerin söz konusu vakayla ilgili verileri oluşturması gerekir. E-postalar söz konusu olduğunda, bu, şirketin tüm e-postalarının dijital olarak aranmasını gerektirir.

Kavramsal EDRM modeli, potansiyel bir eKeşif süreci ve bileşenleri hakkında teorik bir görünüm elde etmek için yardımcı olabilir. Modelde özetlenen adımların tümü değil, yalnızca bir kısmı izlenebilse veya adımlar ana hatlarıyla belirtilenden farklı bir sırayla gerçekleştirilebilse de, model yine de tartışma ve analiz için yararlı bir temel görevi görür.

İş e-postaları söz konusu olduğunda normalde kimler bir e-Keşif sürecine dahil olur?

Her şeyden önce, bu elbette BT yöneticisidir - e-posta arşivleme çözümünü yönetmekten ve şirketin hukuk departmanı veya uyum görevlisi gibi yetkili kişilerin ilgili verileri incelemesini sağlamaktan sorumlu kişidir. Bu kişiler daha sonra bu durum için özel olarak verilen erişim haklarını kullanarak gerekli bilgiler için e-posta arşivlerinde arama yapabilir. Atanmış kişiler, dış denetçi (avukat, vergi müfettişi vb.) gibi şirket dışından kişileri de içerebilir. Ve nadiren değil, şirket yönetimi de sürece bir paydaş olarak dahil olacaktır (örneğin, genellikle yasal anlaşmazlıklar durumunda).

İş e-postaları söz konusu olduğunda, e-posta yönetiminiz için bir e-Keşif sürecinin zorlukları nelerdir?

Bir e-Keşif sürecinin uygulanması her zaman hızlı ve basit bir konu değildir ve aşağıdaki zorluklar dikkate alınmalıdır:

• İlk zorluk – e-postaları aramak için harcanan zaman ve çaba: Gerekli tüm içeriğin hızlı bir şekilde ve çok fazla zaman ve çaba harcamadan bulunabilmesi sağlanmalıdır. Yüksek e-posta hacimleri söz konusu olduğunda, ilgili tüm içeriğin bulunup bulunmadığını belirlemek genellikle zordur. Bu yazının ikinci bölümünde Scott Zane'in alıntısını hatırlayın.

• İkinci zorluk – e-postaların bütünlüğü: E-postaların bütünlüğü özellikle önemlidir. Bir şirket, zarar görmüş veya manipüle edilmiş e-postaların kullanılmadığından emin olmalı ve bunu gösterebilmelidir.

• Üçüncü zorluk – veri güvenliği: Bir şirket, üçüncü tarafların bilgilere yetkisiz erişim sağlamamasını sağlamalıdır. Sadece ticari sırlar değil, aynı zamanda kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler de veri gizliliği bağlamında rol oynamaktadır.

Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü bu zorlukların üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olabilir?

İş e-postalarını içeren bir e-Keşif süreci bağlamında, e-posta arşivleme çözümü MailStore Server'ın aşağıdaki özellikleri yardım sağlayabilir:

Etkili arama işlevi:

• Birkaç e-posta arşivinde hızlı ve basit bir şekilde arama yapın
• E-posta eklerinde arama yapın (ör. Office belgeleri, PDF dosyaları vb.)
• E-posta istemcinizin alışılmış klasör yapısı aracılığıyla bir arşivde gezinin
• Sorgularınızı farklı arama ölçütleri kullanarak uyarlayın
• Düzenli olarak tekrarladığınız sorgular için arama klasörleri oluşturun
• Verileri analiz etme seçeneği: örneğin, hangi alıcılara kaç e-posta gönderildi?

Erişim ve hak yönetimi:

• Dış denetçilerin e-Keşif işlemi sırasında arşive erişmesine ve arşivde arama yapmasına izin veren özel denetçi kullanıcısı

Uyumluluk özellikleri:

• Tüm e-postaların bütünlüğü (büyük veri hacimleri bile)
• Yöneticilerin çeşitli e-posta türlerinin arşivlendiği dönemler üzerinde tam kontrol sahibi olmalarını sağlayan saklama ilkeleri belirleme yeteneği
• Entegre denetim fonksiyonu aracılığıyla değişikliklerin ve olayların günlüğe kaydedilmesi
• Yasal Bekletme işlevi: Etkinleştirildiğinde, bu işlev verilerin diğer kullanıcılar tarafından silinememesini sağlar
• Belirli e-postaların seçici olarak silinmesi, örneğin Genel Veri Koruma Yönetmeliği'nin 17. maddesi uyarınca silinmesi gerekebilecek kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler içeren e-postalar ("silme hakkı")
• Her zamanki e-posta formatlarında hızlı dışa aktarma işlevi (PST, EML ve MSG)
  • İsteğe bağlı: kriptografik imza, dışa aktarılan dosyaların (EML veya MSG) kurcalamaya karşı korumalı olmasını sağlar

Pratik örnek: eKeşif süreci

Avukatınızın, yasal bir anlaşmazlık için belirli bir tedarikçinin e-postalarını bulması ve incelemesi gerektiğinden, Hesaplar'da bulunmayan bir meslektaşının e-posta arşivine erişmesi gerektiğini hayal edin. Yönetim, erişim isteğine onay verdi.

Bu erişimi kolaylaştırmak için, MailStore Sunucusu içinde geçici hakların verilmesi gerekir, yani yöneticinin atayabileceği ve daha sonraki bir aşamada tekrar iptal edebileceği haklar.

Avukat verilere erişirken - ayrıca denetimin bir parçası olarak - Yasal Bekletme özelliği genellikle e-posta arşivleme çözümü MailStore Server'da etkinleştirilecektir. Yasal Bekletme etkinleştirildiğinde, diğer kullanıcı hakları veya saklama politikaları vb. nasıl yapılandırılmış olursa olsun, arşivden hiçbir e-posta silinemez. Bu faktör, e-Keşif sürecinin yürütülmesinin nedeni yasal bir anlaşmazlık ise özellikle önemlidir. Ayrıca, avukatı ilgilendiren tüm önemli olaylar ve işlemler bir denetim günlüğünde saklanabilir. Uyumluluk ilkelerine uygun olarak, bir şirket denetim günlüğünde hangi işlemlerin saklanması gerektiğini tanımlayabilir.

Avukat artık orada olmayan meslektaşının arşivlenmiş posta kutularına salt okunur erişime sahiptir ve boş zamanlarında bunlara göz atabilir. Varsayılan olarak, BT yöneticilerinin bile e-delil tespiti işlemi sırasında diğer kullanıcıların e-posta arşivlerine erişemeyeceğini unutmamak önemlidir.

MailStore Sunucusu tarafından sağlanan hızlı ve basit arama işlevi, Hesaplar'da bulunmayan meslektaşınızın e-posta arşivine kolaylıkla göz atılabileceği anlamına gelir. Arama işlevi ayrıca hiçbir bilginin kaçırılmamasını sağlar.

Az önce bahsedilen uyumluluk özelliklerine ek olarak, bir diğer önemli husus, gerekli içeriğin yaygın posta formatlarında (EML, MSG ve PST) dışa aktarılmasına izin veren dışa aktarma işlevidir. EML veya MSG formatındaki dışa aktarmalara dijital imza verilebilir, bu da arşivin dışında bile kurcalamaya karşı korumalı kaldığı anlamına gelir. İhracat, avukatın daha fazla değerlendirme yapmasına ve daha ileri adımlar atmasına izin verdiği için işinin kritik bir yönüdür. Dışa aktarma, arşive doğrudan erişim izni verilmese de, e-posta yoluyla ek olarak gönderilen belirli e-postalara veya belgelere ihtiyaç duyan üçüncü taraflar için de önemli olabilir.

Sonuç olarak:

E-posta arşivleme çözümü MailStore Server, şirketlerin e-Keşif sürecinin bir parçası olarak ortaya çıkan zorluklarla başa çıkmak için bir temel oluşturmasını sağlar. Bu nedenle, MailStore Server'ı herhangi bir şirketin dahili e-posta yönetim politikasının önemli ve ayrılmaz bir parçası olarak öneriyoruz.

Bir eKeşif sürecine yardımcı olabilecek özelliklerin yanı sıra, MailStore Server daha birçok avantaj sunar.

Kaynak: E-posta Yönetimi: e-Keşif Süreçleri ve İş E-postaları (mailstore.com)