E-posta, sadece iletişim için en önemli yollardan biri değil, aynı zamanda iş hayatının en büyük ve en değerli bilgi kaynaklarından biridir. E-posta ile gönderilen bilgiler genellikle başka bir yerde saklanmaz, sadece çalışanların posta kutularında kalır. Böylece sayısız ve hızla biriken ve her geçen gün büyüyen bir bilgi deposu oluşur. Bir şirketin başarılı olması için, bu bilgilerin uzun vadeli yedeklenmesi ve tüm çalışanlar tarafından etkin kullanımlı hale getirilmesi gereklidir.